Timeboxing para reuniones en construcción es una técnica que se basa en la gestión del tiempo. Cuando se asigna un límite de tiempo para completar una actividad, permite mejorar la concentración y el aumento de la productividad. En el framework Scrum del sector IT, se pueden ver ya estadísticas para la asignación de tiempo en las reuniones. En el sector construcción podemos aplicarlas de igual manera.
Relacionados:
Tenemos los siguientes eventos a los cuales asignar tiempo dentro de nuestro proyecto:
- Sprint de 1 a 2 meses de duración.
- Planificación de Sprints de 8 a 12 horas de duración.
- Scrum diario de 15 minutos de duración.
- Revisión de Sprints de 4 a 6 horas de duración.
- Retrospectiva de Sprints de 3 a 5 horas de duración.
Existen opciones para aplicar la técnica de timeboxing para reuniones en construcción, estas son:
- Técnica Pomodoro: Se relaciona con ejecutar una tarea o actividad en intervalos fijos de 25 minutos separados por 5 minutos de descanso. En el caso de la construcción y sobre todo en el área de proyectos, se puede aplicar una relación de 60/15.
- Variables: en función de la complejidad de la tarea, disponibilidad de la persona, etc.
- Regla 120/15: hay estudios que indican que la productividad de las personas baja sustancialmente luego de 2 horas de trabajo continuo. Por eso se sugiere usar timeboxes de 2 horas y descansos de 15 minutos.
Esta última es la que se adapta mejor al sector construcción, la regla 120/15.
Timebox para reuniones en construcción y la Ley de Parkinson
La Ley de Parkinson dice que “Una tarea se expande hasta llenar el tiempo disponible para realizarla”. Es decir, si vamos a realizar una actividad en obra o en la oficina en la cual no establezcamos un tiempo definido, esa tarea durará toda la jornada laboral.
A nivel de reuniones “imponer” un tiempo nos obliga a llegar a una conclusión o una toma de decisión sin extender el lapso establecido. Podemos decir que tanto el timeboxing como la Ley de Parkinson son garantes de productividad y gestión del tiempo efectiva.
Las 3 formas de manejar el tiempo a través del timeboxing para reuniones de construcción.
Primera
Reuniones sin enfoque u objetivos poco claros conlleva más a discusiones que al trabajo concreto. Es decir, para que la reunión sea efectiva debe tener un propósito y agenda. A continuación te describo cómo lidiar con esto:
Comparte la agenda de la reunión con los puntos a tratar, e incluye tiempos de duración para cada uno. De esta manera todos tienen claro el propósito de la reunión.
Segunda
Existen dos formas de establecer el tiempo de duración de una reunión independientemente del tiempo que le hayas asignado. Podemos decir que son bloques de tiempo, el primero es el Rígido, el cual se cumple el lapso y acaba la reunión. El segundo es el flexible, y es cuando a pesar de haber pasado el tiempo establecido, es posible ocupar unos minutos más.
Antes de iniciar una reunión debes aclarar con los participantes en cada punto, que tipo de bloque de tiempo es. Así mismo antes de empezar el punto volver a recordar si es bajo bloque flexible o rígido.
Esto ayuda a predisponer a los participantes para que conozcan los límites y evitar confusiones durante la reunión.
Tercera
Informa a los participantes que el tiempo está por culminar. Independientemente si es por bloque rígido o flexible es importante que se conozca el tiempo que se dispone para concretar la idea o finalizar la tarea.
Ventajas del Timeboxing para reuniones en construcción
El timeboxing no es ideal para todos los escenarios. Sin embargo puede potenciar tus reuniones con las siguientes ventajas:
- Trabajar de forma más consciente.
- Mejorar la concentración en el objetivo.
- Evitar realizar varias tareas.
- Aumenta la motivación con la gestión del tiempo orientado a los objetivos.
- Establece un cronograma de trabajo predecible.
- Controla el querer hacer múltiples revisiones al culminar una tarea.
Conclusiones
El uso del Timeboxing para reuniones en construcción aporta orden y eficiencia al momento de ejecutar tareas. Es una herramienta para el control y la gestión del tiempo. El uso de los tres pasos para manejarlo es importante para que los participantes estén conscientes del tiempo que se le dedica a cada actividad.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
