Equipo Ágil en Construcción

En el sector construcción, estamos acostumbrados al trabajo en conjunto. Trabajar bajo el esquema de un proyecto amerita lograr una cohesión rápida de todos los integrantes para que el trabajo fluya. El equipo ágil en construcción debe estar conformado por profesionales multidisciplinarios que se autogestionan y se autoorganizan.

La metodología Agile enmarcada en una herramienta como Scrum tiene una estructura organizacional sencilla pero que debe ser respetada. Está conformada por:

• Producto Owner
• Scrum Master
• Desarrolladores

A continuación sacaré de la Guía Scrum del 2020 la definición de cada uno de estos roles y sus responsabilidades dentro del marco de Scrum y la adaptaré para el sector construcción. En el caso del sector construcción adicionamos a los Stakeholder como parte del equipo.

Producto Owner

Siendo Scrum un marco de trabajo creado para el sector IT debemos adaptarlo a la gestión de proyectos de construcción. Pudiéramos decir que el Product Owner seria entonces el Project Owner o Propietario del Proyecto.

El Propietario del Proyecto es responsable de maximizar el valor de la Construcción resultante del trabajo del equipo de Scrum. La forma en que esto se hace puede variar ampliamente entre organizaciones, equipos Scrum e individuos.

El Propietario del Proyecto también es responsable de la gestión eficaz de la WBS del Proyecto (Product Backlog), que incluye:

• Desarrollar, comunicar explícitamente y mantener el foco en el Objetivo del Proyecto a través del Backlog.
• Creación y comunicación clara de las necesidades de comercialización a ser cubiertas por el proyecto.
• Priorizar el Backlog.
• Asegurar un seguimiento y aprobar los resultados después de cada Sprint.
• Asegurarse de que el WBS del proyecto sea transparente, visible y comprendido.

El Propietario del Proyecto puede hacer el trabajo anterior o puede delegar la responsabilidad a otros. En cualquier caso, el Propietario del Proyecto sigue siendo responsable.

Para que los Propietarios de los Proyectos tengan éxito, toda la organización debe respetar sus decisiones. Estas decisiones son visibles en el contenido y el orden del WBS del proyecto, y a través del Incremento inspeccionable en la revisión de Sprint.

El Propietario del Proyecto es una persona, no un comité. El Propietario del Proyecto puede representar las necesidades de muchas partes interesadas en el trabajo pendiente del proyecto. Aquellos que deseen cambiar el WBS del proyecto pueden hacerlo tratando de negociar con criterio con el Product Owner.

Scrum Master

El Scrum Master es responsable de establecer Scrum tal como se define en la Guía de Scrum. Lo consigue ayudando a todos a comprender la teoría y la práctica de Scrum, tanto dentro del Equipo como en toda la organización.

El Scrum Master es responsable de la efectividad del Scrum Team. Lo logra al permitir que el equipo Scrum mejore sus prácticas, dentro del marco de Scrum.

Los Scrum Masters son verdaderos líderes que sirven al equipo Scrum y a toda la organización.

El Scrum Master sirve al equipo de Scrum de varias maneras, incluyendo:

Capacitar a los miembros del equipo en autogestión y multifuncionalidad;
Ayudar al equipo de Scrum a centrarse en la creación de incrementos de alto valor que cumplan con la definición de hecho;
Promover la eliminación de los impedimentos para el progreso del equipo Scrum;
Asegurar que todos los eventos de Scrum se lleven a cabo, sean positivos, productivos y que se respete el tiempo establecido (time-box) para cada uno de ellos.

El Scrum Master sirve al Propietario del Proyecto (Product Owner) de varias maneras, incluyendo:

Encontrar técnicas para una definición eficaz de los objetivos del proyecto y la gestión de los retrasos en el proyecto.
Ayudar al equipo de Scrum a comprender la necesidad de elementos de trabajo pendiente de proyectos claros y concisos;
Establecer la planificación empírica del proyecto para un entorno complejo;
Facilitar la colaboración de las partes interesadas según sea solicitado o necesario.

El Scrum Master sirve a la organización de varias maneras, incluyendo:

Liderar, capacitar y mentorizar a la organización en su adopción de Scrum;
Planificar y asesorar sobre la implementación de Scrum dentro de la organización;
Ayudar a las personas y a las partes interesadas a comprender y promulgar un enfoque empírico para el trabajo complejo;
Eliminar las barreras entre las partes interesadas y los equipos de Scrum.

En proyectos de construcción, es posible que confundamos al Gerente del Proyecto con el Scrum Master. El hecho es que tienen enfoques diferentes por usar marcos metodológicos diferentes.

Dependiendo de la envergadura del Proyecto, es probable que pueden existir los dos.

Desarrolladores

Los desarrolladores en los proyectos de construcción vendrían siendo los proyectistas. Conformado por un equipo multidisciplinario de arquitectos e ingenieros, así como personal administrativo.

Los proyectistas son las personas del equipo Scrum que se comprometen a crear cualquier aspecto de un incremento útil (funcional) en cada Sprint.

Las habilidades específicas que necesitan los proyectistas son a menudo amplias y variarán con el dominio del trabajo. Sin embargo, los proyectistas siempre son responsables de:

1. Crear un plan para el Sprint, el Sprint Backlog;
2. Inculcar la calidad adhiriéndose a una definición de Hecho;
3. Adaptar su plan cada día hacia el Objetivo Sprint;
4. Responsabilizarse mutuamente como profesionales.

Stakeholders

Este actor no sale dentro de la conformación de roles del Equipo Scrum. Sin embargo es clave dentro de un desarrollo inmobiliario. Los stakeholders son todos aquellos interesados de forma interna o externa en un Proyecto.

Es por ello que su reconocimiento por parte del Equipo Scrum de su existencia e influencia en los resultados y procesos es importante. Si bien es cierto que el Product Owner es el responsable de canalizar a este grupo de interesados, puede existir interacciones con el Scrum Master o los Desarrolladores.

Siguiendo el marco de trabajo de Scrum, el reconocimiento de los stakeholders dentro de los roles del equipo permite rapidez en la resolución de actividades. Evita burocracia al permitir que los miembros del equipo puedan interactuar entre sí.

Características del Equipo Ágil en Construcción

Teniendo claro cada uno de los roles que interactúan dentro del equipo, ahora vamos a ver qué características deben tener para generar una atmósfera de alto rendimiento.

Mentalidad Ganar Ganar

Este sistema de clasificación parte de la idea de que, para empezar, todo proceso de negociación da por supuesto dos partes: el negociante y el negociador. Este puede beneficiar a uno u otro rol, según sea el caso. De estas diferencias, surgen las posturas: perder-perder, ganar-perder y ganar-ganar.

En palabras de Covey: «Pensar en ganar-ganar es un marco de la mente y del corazón que busca el beneficio mutuo y el respeto mutuo». De esta manera, esta postura es la más recomendable para cualquier negociación porque contempla un provecho para las dos partes involucradas.

La estrategia ganar-ganar se basa en la cooperación. Busca que todos los participantes en una negociación ganen al final de la misma. La premisa principal es que los oponentes comprendan, respeten y tengan en cuenta los intereses de los demás. Cabe señalar que se considera que esta es la estrategia más eficaz en cualquier negociación, y que hay que hacer todo lo posible por encontrar un terreno común con el adversario.

Uno de los pilares de esta metodología es la confianza, sin ella no se logran los resultados esperados. La confianza es un elemento que se va construyendo y fortaleciendo en diversos aspectos de nuestras vidas. Esta misma se evidencia mostrando respeto, escuchando, siendo empático y coherente.

Confianza

La confianza podemos decir que es un valor que tenemos que mantener dentro de nuestro equipo. Si no existe, simplemente no vamos a lograr lo que nos proponemos. Cuando me refiero a confianza, hablo de que cada miembro del equipo sienta la libertad de expresarse. Sin ello las comunicaciones simplemente no funcionan.

Confianza también se refiere a saber que la persona que está a tu lado, en determinado momento realizará las actividades o aportará su conocimiento. Confiar en tu par, es indispensable para formar un equipo de alto rendimiento.

La confianza en un equipo ágil en construcción conduce a la eficiencia. Esto no es más que mayor productividad y mejores resultados para tu proyecto. Mantenerla es un factor clave del líder del equipo.

Para crear confianza debemos cumplir ciertos puntos dentro de nuestro equipo. Primero el respeto, la opinión o el accionar de cada miembro del equipo es importante. Segundo es el aprender a escuchar, escuchar de manera activa a todos los profesionales, esto los hará sentir valorados. La tercera es establecer metas realistas en los Sprint, deben ser realizables y medibles. Y la cuarta, reconocer el trabajo, se debe valorar la contribución de cada miembro del equipo.

Comunicación

Para equipos que trabajan bajo el marco de Scrum, la comunicación es fundamental. El equipo ágil en construcción debe ser de alto rendimiento. La dinámica lo obliga a fomentar una cultura de puertas abiertas.

La comunicación debe tener estas cuatro características:

1.- Consistente: Asegurar que la comunicación ocurre regularmente y de manera predecible dentro del equipo. Es esencial para crear confianza en los colaboradores.

2.- Confiable: La comunicación debe ser honesta de parte de todo el equipo. Por eso es importante fomentar la transparencia y debe ser de interés de todos.

3.- Conveniente: La información debe presentarse ante el equipo de manera puntual. Existe siempre una comunicación preparatoria, la cual pone a los miembros del equipo a posicionarse ante la acción. Después existe una comunicación que se da durante la ejecución, la cual debe ser veráz. Por último la comunicación del aprendizaje, que resultó de las acciones tomadas, que debemos repetir y que mejorar.

4.- Colaborativa: Una de las características de Scrum es que exista una organización horizontal. Garantizar la conexión entre todas las partes es vital en un equipo de alto rendimiento. La comunicación debe conectar con todas las jerarquías, divisiones, funciones y localidades siempre en ambos sentidos.

Compromiso

Un equipo que no confía en cada miembro y no es capaz de escuchar las opiniones, lo normal es que no exista el compromiso. La clave para fomentar el compromiso de cada persona dentro del equipo es aplicando estas herramientas:

1.- Mente positiva, es la práctica consciente de elegir nuestra mejor actitud ante cualquier circunstancia, por supuesto siendo real.

2.- No procrastinar, no debemos postergar acciones, debemos vivir en acción continua enfocada en la resolución y el logro.

3.- Servir, la voluntad de dar lo mejor al otro, compartir y ser recíproco con el equipo.

4.- Ser generosos, enfocándonos en la emoción positiva y el ayudar a cada miembro del equipo.

5.- La humildad y gratitud son valores esenciales para mantener un proceso de mejora continua del equipo.

El compromiso se construye y se mantiene. Una vez que se rompe, es difícil lograr que esa persona se reincorpore si no hay un cambio de ambas partes.

Responsabilidad compartida

Para el equipo ágil en construcción, la responsabilidad compartida nace en la responsabilidad individual. Esto sin confundir este término con el individualismo. El concepto de responsabilidad compartida es lograr que cada miembro del equipo sea capaz de responder con su talento y esfuerzo en el momento que la situación lo requiera.

Para lograr responsabilidad en equipos de alto rendimiento, debemos evaluar la capacidad y actitud.de cada integrante. No es solamente las competencias básicas, tener una buena actitud ante las diferentes situaciones permiten que los resultados se den.

Si la responsabilidad individual como parte de una compartida, la enfocamos en el logro, es sin duda un impulsor de reconocimiento y de aumento de autoestima del equipo.

Cada integrante de equipos de alto rendimiento debe generar confianza exponiendo que puede él hacer por el equipo. La responsabilidad, una buena actitud y la capacidad para comunicarlo es el pináculo de lo que se quiere dentro de un equipo.

Por último el líder del equipo, debe enfatizar y dejar que cada integrante demuestre su grado de responsabilidad. Es básico para nivelar el trabajo del equipo, un grupo de personas en donde la responsabilidad caiga sobre algunos, a la final fracasa el conjunto.

Resultados visibles.

Sin duda la meta de todo proyecto de construcción es obtener una edificación de calidad, que se comercialice completamente en el tiempo adecuado y que funcione en el tiempo. Un equipo ágil en construcción que no da resultados visibles y a tiempo, no cumple su función.

Es primordial para mantener el entusiasmo del equipo tener logros. Estos dependen de factores como la viabilidad de los retos que se colocan, los stakeholders, las capacidades que se tienen y las actitud que se fomenta. El líder del equipo ágil de construcción tiene que aprender a balancear todos estos factores.

Conclusión

Un equipo de alto rendimiento debe tener una mentalidad ganar ganar, confianza, comunicación, compromiso, responsabilidad compartida y resultados visibles. Lograr esto es sinónimo de éxito en entornos Agile en construcción.