La expresión documentar en un Proyecto de Construcción no significa acumular montones de papel o información, más bien significa cerciorarse de que cuando hechos importantes están a punto de ocurrir, están ocurriendo o han ocurrido sean registrados de forma correcta y apropiada.
Por desgracia no existen reglas sólidas y prácticas que indiquen lo que debe anotarse o no, pero espero que con este post el Gerente de Proyectos sepa tomar una decisión acertada. Los hechos y no las opiniones es lo importante a documentar, las siguientes preguntas servirán para guiar el contenido:
¿Qué ocurrió? ¿Cuándo ocurrió? ¿Cómo ocurrió? ¿Cuándo fue descubierto? ¿Se puede responsabilizar a alguien? ¿A quién se le debe notificar? ¿Qué influencia tiene el hecho? ¿Qué medidas inmediatas se requieren, si aplica? ¿Qué medidas a largo plazo se requieren, si aplica? ¿Quién se encargará de resolver el problema?
Todas estas preguntas de acuerdo al hecho a documentar deben ser objetivamente respondidas, una buena documentación es parte de los Activos de los Procesos de la Organización y ofrece los siguientes beneficios:
- Crea una historia del Proyecto a la cual puede acudirse cuando surjan problemas parecidos.
- Suministra suficiente información de modo que si las reasignaciones del Proyecto se efectúan dentro de la Organización, el nuevo Gerente de Proyecto puede ponerse al tanto y seguir administrando con poca dificultad.
- Da otros medios, a parte de nuestra memoria, para reconstruir diversos segmentos de la actividad mucho después de concluido el Proyecto.
- Disminuye la posibilidad de malos entendidos, discrepancias o disputas futuras, al poner por escrito los hechos o los intercambios verbales más importantes.
- Está disponible por si se necesita mediar, realizar arbitrajes o emprender un litigio. En la industria de la construcción existen muchos riesgos, por lo cual esta propensa a sufrir de demandas, si se estudia la posibilidad de presentar una, la documentación es clave para defenderse o demandar según sea el caso.
Además de lo ya expuesto sobre las ventajas de llevar una buena documentación, esta también generar la información necesaria para todos los interesados o stakeholders, tales como el Propietario o Patrocinante, el Arquitecto e Ingenieros, las autoridades gubernamentales, los contratistas y proveedores, el personal de campo y oficina. Ahora explicaré brevemente la información que debe existir de acuerdo con los principales interesados.
Documentación para el Propietario o Patrocinante
La forma y el contenido de la documentación hacia el Propietario dependerá de las relaciones entre este el Contratistas y el Arquitecto, se puede dar el caso que el Arquitecto sea el representante del Propietario, otras veces la relación del Propietario con el Contratista es cercana, también existen Propietarios que quieren dar instrucciones directamente al Contratista.
En el caso del tipo de contratación también cambia el tipo y forma de la documentación, por ejemplo si existe un contrato con precio máximo garantizado o con costo adicional, tanto el Propietario como el Arquitecto querrán que se les notifiquen los incrementos o reducciones importantes en el costo, también en la escogencia de los subcontratistas el Propietario querrá participar. En un contrato de costo global o llave en mano, al Propietario no le interesa la relación entre los costos reales y estimados, salvo que se emitan órdenes de cambio.
La documentación que debe siempre el Gerente del Proyecto entregar al Propietario siendo este su representante en la obra, debe dar a conocer un resumen ejecutivo de las actividades diarias, informes, programas y análisis que permitan recomendarle al Propietario las mejores opciones para asignación de contratos, solicitudes de contratistas por pagos extras, cambios de parte del Arquitecto e Ingenieros, vigilar el desempeño de los costos, informar el avance de obra y el trámite de facturas.
Documentación para el Arquitecto y los Ingenieros
La documentación entre el Gerente de Proyecto y el Arquitecto e Ingenieros es una de las más importantes para poder asentar el avance, cambios o adiciones en una Construcción, por lo cual lo resumo en estos trece puntos:
- Presentación, revisión y devolución de los planos de taller: Sin una hoja de actualización de planos, le será difícil controlar su flujo.
- Solicitudes de aclaración y de información: Sirve para buscar explicaciones de especificaciones en los planos o memorias poco claras o vagas, de manera que entre las partes interpreten de forma definitiva la duda.
- Solicitudes de decisiones concernientes a las condiciones de campo: Si existe una condición de campo que exige un cambio en los detalles y procedimientos de la construcción o en una de sus dimensiones, suele pedirse una aclaración. Esta condición puede venir del contratista, la inspección o la propia Gerencia.
- Inspecciones de campo solicitadas por el contratista o el arquitecto: Habrá ocasiones en que el contratista o el arquitecto quieran inspeccionar una parte del trabajo antes de concluirlo, esto además de las inspecciones establecidas por los funcionarios locales a lo largo de la construcción.
- Distribución de las instrucciones impartidas por el arquitecto e ingenieros: Durante la visita a obra del arquitecto o los ingenieros pueden dar instrucciones verbales o escritas o preparar bocetos para explicar algunos detalles o modificarlos, el Gerente de Proyectos es el responsable final de documentar esto de manera precisa.
- Resolución de los problemas ocasionados por una coordinación deficiente de los planos: A menudo surgen problemas de coordinación que reflejan la complejidad del Proyecto, todo eso debe estar comunicado a los profesionales para que busquen junto a los Contratistas la mejor solución.
- Propuestas de costos o solicitudes de estimación de precios.
- Condiciones que ocurren y repercuten en el tiempo de terminación: Cuando un contrato tiene cláusulas que refieren a retrasos justificados, los mismos hay que documentarlos.
- Contratos que contienen gastos subsidiados o alternativos: Muchos contratos incluyen la posibilidad de realizar trabajo adicional siempre y cuando esté aprobado por el Propietario, las mismas han de aceptarse o rechazarse en unos lapsos determinados, el Gerente de Proyectos tiene que presentar al Arquitecto una lista de las alternativas, junto a la fecha tope de aceptación si se quiere conservar la estructura actual de precios.
- Condiciones imprevistas o insólitas del subsuelo: Realizadas las excavaciones puede surgir elementos o estratos que sean perjudiciales para el Proyecto, esto debe informarse al Arquitecto e Ingenieros y documentar todo el proceso.
- Disputas, reclamaciones o peticiones de arbitraje: A medida que avanza la obra se deben documentar los hechos importantes, puede darse el caso que finalizada la obra alguna de las partes entre en disputa.
- Requisiciones mensuales: Existen construcciones donde cada procura de material debe estar validad por el Arquitecto, si es el caso es importante colocar fecha a todo de manera de tener registrado si existe algún retraso en la respuesta para una procura importante o urgente.
- Documentación de los requisitos para liquidar la obra: Se necesita cumplir cabalmente con los procedimientos de terminación del contrato y tener los documentos definitivos para el finiquito, entren la validez de las garantías y empiece a correr el tiempo para el pago de retenciones.
Documentación para los Contratistas y Subcontratistas
Por lo regular, los Contratistas Generales asignan mayor parte de los trabajos a Subcontratistas calificados, por lo tanto el Gerente del Proyecto asumirá la responsabilidad de todos esos contratos. En efecto dedicará casi todo su tiempo a vigilar el desempeño de ellos, a medida que se intensifican las exigencias y se aceleran los programas de construcción.
El primer documento importante es el Contrato, tanto a Contratistas Generales como a Subcontratistas es necesario que el Gerente de Proyectos incluya cláusulas que lo protejan, dicho contenido por lo menos debe especificar lo siguiente:
- La extensión exacta del trabajo que se incluirá en el Contrato.
- El tiempo de ejecución.
- El nombre del Propietario del Proyecto, la fecha de firma del Contrato con el Gerente del Proyectos si es Contratista General, si es Subcontratista la fecha de firma con el Contratista General, el nombre del Arquitecto y el nombre del Proyecto y su dirección.
- El monto del contrato y los porcentajes de las retenciones.
- Anexos como planos, especificaciones y detalles relacionados a los trabajos a ejecutar.
- Condiciones de pagos de impuestos.
Es importante que el Contratista General o Subcontratista vean y firmen que conocen los planos y especificaciones del Proyecto, uno de los primeros conflictos que se presentan es que durante la ejecución introducen ordenes de cambio para tapar su falta de conocimiento del Proyecto y por ende cubrir un hueco en el Presupuesto entregado, con empresas como esta es donde el Gerente de Proyectos tiene que documentar más y vigilarlo de cerca.
Si el contrato está lo suficientemente enfocado en proteger al Propietario y al desempeño de la obra, se evitarán muchos problemas a la vez que la documentación respecto a ello será específica.
Ya visto someramente el Contrato, la documentación siguiente a tener con los Contratistas es relativa al seguimiento y control del desempeño y labores que estos ejecuten durante la obra, es decir, relacionadas con el tiempo, aspectos técnicos, manejo de materiales suministrados por el Propietario, seguridad general, ordenes de cambio y manejo de costos.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
