Una de las grandes dificultades a las cuales se enfrenta un Gerente de Proyectos son los cambios o modificaciones durante la construcción de un Proyecto, ya sean que surgen de parte del Propietario, del Arquitecto o son sugeridas por el Contratista. Es de suma importancia que las mismas sean registradas y documentadas con las aprobaciones debidas para no generar disputas a futuro.
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¿Que es una Orden de Cambio o Modificación?
Empecemos por definir que es una “Orden de Cambio o Modificación” en construcción: Es un instrumento escrito preparado por el Arquitecto y firmado por el Propietario y el Contratista donde expresan su aceptación de un cambio del trabajo, del costo y de la ampliación del tiempo (si es que se requiere) para ejecutar el trabajo.
No voy a referirme las posibles causas de un cambio o modificación ya que son múltiples y provienen de diferentes fuentes e intereses, lo que explicare a continuación son las diferentes vías para poder controlarlos.
Empecemos por el deber ser, la vida de una Orden de Cambio comienza cuando en una solicitud el Contratista le pide al Arquitecto una modificación en la extensión del trabajo, con las instrucciones respectivas para llevarla a cabo. A cada solicitud se le pone una numeración consecutiva.
Después que el Arquitecto revisa o aprueba la propuesta, por lo general prepara una Orden que la envía devuelta al Contratista para que este la firme, la regresa y es firmada por el Arquitecto y se le envía al Propietario para que haga lo propio.
Cuando esta Orden se devuelve firmada por todas las partes al Contratista solo entonces tendrá la autorización para empezar la modificación o cambio. Se trata como ven de un proceso bastante largo y lento y por lo general la actividad es muy urgente.
Hay varias formas de agilizar el proceso empecemos de más a menos, se puede generar por parte del Arquitecto una “Instrucción de Orden de Cambio” firmada por este, el Contratista y el Propietario la cual acuerda un cambio en el Proyecto sin incluir aun acuerdos por el costo ni el lapso de ejecución. Sin embargo también toma su tiempo, entonces tenemos la autorización verbal para iniciar.
Esta instrucción verbal por lo general el Arquitecto le envía un boceto al Contratista o bien discute un posible cambio con el Gerente de Proyectos, quien a su vez prepara una estimación de costos, esta puede incluir las estimaciones de los Contratistas, Subcontratistas o una combinación de ambas. Este precio estimado se conversa entre Gerente de Proyecto, Arquitecto y Propietario y se aprueba o no el inicio de la actividad.
Posterior a eso el Gerente de Proyectos tiene que asegurarse de documentar todo el proceso buscando las aprobaciones y haciéndolas firmar, porque bajo la instrucción verbal surgen muchas disputas. Además que si el cambio es de corta ejecución no puede ser cobrado por el Contratista hasta tanto no este realizado el proceso completo.
En general, ¿por qué surgen cambios en los proyectos?
Existen varios motivos por los cuales pueden surgir cambios en los proyectos de obras de construcción. Algunos de los principales son:
- Cambios en los requisitos del cliente: A medida que avanza el proyecto, es posible que el cliente decida realizar modificaciones en los requisitos iniciales. Estos cambios pueden deberse a necesidades específicas del cliente o a nuevas consideraciones que surgen durante el proceso de construcción.
- Problemas de diseño o errores: Durante la fase de diseño, es posible que se identifiquen problemas o errores que requieran modificaciones en el proyecto. Estos errores pueden estar relacionados con la viabilidad técnica, la eficiencia energética, la seguridad o cualquier otra consideración importante.
- Condiciones imprevistas del sitio: Al comenzar la construcción, pueden surgir condiciones inesperadas en el sitio que requieran adaptaciones en el proyecto. Estas condiciones pueden incluir descubrimientos arqueológicos, problemas geotécnicos, presencia de servicios subterráneos no identificados previamente, entre otros.
- Cambios normativos o legales: Las regulaciones y normativas pueden cambiar durante el transcurso del proyecto, lo que obliga a realizar ajustes en el diseño o la ejecución de la obra para cumplir con las nuevas exigencias.
- Limitaciones presupuestarias: En algunos casos, los cambios en los proyectos de construcción pueden ser el resultado de limitaciones presupuestarias. Si los costos estimados superan el presupuesto asignado, es necesario realizar ajustes para adaptarse a las restricciones financieras.
Estos son solo algunos ejemplos de por qué pueden surgir cambios en los proyectos de obras de construcción. En general, es común que se produzcan modificaciones a lo largo del proceso de construcción debido a la naturaleza compleja y dinámica de este tipo de proyectos.
Aspectos que el Gerente de Proyecto debe examinar
Ya visto los posibles procesos para generar y dar respuesta a la obra ante un cambio, a continuación te presento algunos aspectos que el Gerente de Proyecto debe examinar con debida atención en referencia a los costos del cambio:
- El presupuesto debe incluir todo lo relacionado a materiales, equipos, mano de obra, seguros, costos de supervisión y personal administrativo adicional.
- Cuál es el tiempo que requerirá el cambio y si este afecta la planificación de la construcción pudiendo aumentar el lapso de terminación acordado. De alargarse el tiempo se deben incluir costos de actualización de seguros, fianzas, alquileres de locales, etc.
- Se requiere de recursos extra para culminar el trabajo o los recursos disponibles en el horario normal de obra pueden cubrir los cambios.
- Existen costos asociados tales como transporte, limpieza o servicios adicionales necesarios para ejecutar los cambios.
- Se requerirá de planos, nuevos proyectos de parte del Arquitecto o los Ingenieros, reproducciones para repartir a los Contratistas, todos costos adjudicables al costo total del cambio.
Todo esto debe ser cotejado por el Gerente de Proyecto, debe hacer una lista minuciosa e incluirla en los costos de realizar el cambio, es su plena responsabilidad tener toda la documentación de cambios.
En el caso de Construcciones de Obras Públicas o con el Estado, la situación cambia y habrá que ajustarse a los procedimientos que normalmente tienen los Organismos Públicos que sin duda tienen más restricciones y especificaciones.
Es probable que se requiera tener por parte del Organismo Público contratante una certificación de que se cuenta con el dinero para cubrir esos nuevos costos, muchas veces todos estos requisitos tardan tiempo.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
