En cualquier momento al inicio, durante y en su cierre el Gerente de Proyectos puede afrontar problemas legales que pueden agravarse y llegar hasta el arbitraje o litigio. Aunque los Contratistas o Subcontratistas quieran evitar cualquier situación legal, siempre es posible y no tendrán otra salida que litigar.
Es por ello que el Gerente de Proyectos debe documentar cada uno de los principales eventos durante una construcción ya que estará mejor preparado, y si está familiarizado con la terminología legal mejor.
El Gerente de Proyectos debe estar consciente de la responsabilidad legal que supone administrar contratos, es por ello que te indicamos cuales son las causas más comunes que originan disputas y demandas:
- Planos y especificaciones con errores, omisiones y ambigüedades o la inexistencia de una coordinación adecuada.
- Respuestas incompletas o inexactas o la falta de respuestas a preguntas o resolución de problemas que hayan presentado una de las partes.
- Deficiencias en el cumplimiento de sus responsabilidades por parte del Propietario, del Arquitectos o los Ingenieros, del Contratista, del Subcontratista o los proveedores.
- Renuencia o incapacidad de cumplir con el propósito del contrato o de no aceptar las normas de la industria en la realización del proyecto.
- Condiciones del lugar de la construcción que difieren materialmente de las descritas en los documentos del contrato.
- Condiciones imprevistas del subsuelo.
- Descubrimiento de condiciones de la construcción que difieren materialmente de las que aparecen en el contrato cuando se inicia una obra de rehabilitación o de remodelación.
- Un trabajo adicional o realizado por una orden de cambios.
- Violaciones del contrato de una de las partes.
- Interrupciones, retrasos o aceleración de la obra que se desvían de la secuencia normal previamente establecida.
- Insuficiente capacidad financiera por parte del cliente, del contratista o del subcontratista.
En caso de presentarse alguno de los casos anteriores es primordial que el Gerente de Proyectos trate de resolverlos con las concesiones normales que cabe esperar de las partes. Habrá que recurrir al consultor o al abogado de la compañía sólo cuando todos los intentos de llegar a un acuerdo hayan sido infructuosos. Con una consulta en esta etapa temprana se conocerán los puntos fuertes y débiles de ambas partes y entonces se facilita la decisión de continuar la demanda o cancelarla.
Si es necesario concertar una cita con el consultor o abogado especializado en demandas judiciales, el Gerente del Proyecto deberá cerciorarse de que los siguientes documentos hayan sido preparados y de que estén disponibles por si se requieren:
- Correspondencia con las partes que intervienen en la disputa.
- Informes diarios, libro diario de obra o bitácoras.
- Informes de Inspección y de pruebas.
- Solicitudes de pago hechas por las partes.
- Programa de avance de obra, presupuestos actualizados.
- Cronogramas del trabajo realizado en el lugar de la construcción.
- Hoja de ruta de planos y de remisiones que prueben que fueron enviados al arquitecto y devueltos por el subcontratista o proveedor.
- Trabajo adicional o efectuado por órdenes de cambio.
- Memorandum entre oficinas, memorándum de campo, minutas de reunión.
- Estimaciones, licitaciones, cotizaciones recibidas por las partes.
- Solicitudes, propuestas y estimaciones de órdenes de cambio, junto con los datos que las respalden.
- Fotografías de avance de obras.
- Copias de los contratos expedidos o en preparación, además de las órdenes de compra emitidas o en trámite.
- Dibujos definitivos, tanto los terminados como los provisionales.
Estos son los documentos que se necesitan en caso de que sea necesaria una acción judicial, se requerirán cuando trabajamos con el abogado. Si se preparan debidamente mientras avanza la construcción, se facilitará la tarea del abogado y podrán entender mejor el problema para decidir hasta qué punto es conveniente la demanda.
Arturo Lares Lleras
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
