Agile Inception para el Sector Construcción

Agile Inception en Construcción, como aplicar este método en desarrollos inmobiliarios.

Hemos visto cómo las metodologías Ágiles pueden ser poderosas para el sector construcción. Sin embargo todo parte de un buen inicio, aprenderemos cómo Agile Inception potencia mediante herramientas el inicio de un desarrollo inmobiliario.

La planificación es un punto crucial para una construcción, los métodos tradicionales no son ya lo suficientemente rapidos. Es por ello que la experiencia en conjunto con metodos ágiles producen una aceleración importante. Es por ello que recomiendo aplicar Agile Inception en Construcción.

Definamos primero qué es Agile Inception y quién lo creó. El Agile Inception Deck fue creado por Jonathan Rasmusson y aparece en su libro The Agile Samurai. Él lo define como una colección de diez preguntas y ejercicios difíciles que sería una locura no hacer antes de comenzar cualquier proyecto.

Las diez preguntas son:

1. ¿Por qué estamos aquí?
2. Elaborar un Elevator Speech
3. Elaborar un Product Box
4. Lista de NO
5. Conoce a tus vecinos
6. Encuentra la solución
7. ¿Qué nos quita el sueño?
8. Tómale las medidas
9. Ser claros en lo que vamos a dar
10. Muestra lo que va a costar

Es sin duda un término que se utiliza para aplicar herramientas en las fases de planificación y definición de un proyecto de construcción. Encontrarás sinónimos para esta definición como “lanzamiento” o “kick off”, también como “inicio ágil” o “reunión de lanzamiento”.

Agile Inception se utiliza para planificar y diseñar nuevos proyectos inmobiliarios a través de equipos multidisciplinarios junto al cliente o desarrollador inmobiliario.

Nos permite en una etapa temprana tener una visión compartida. Nos ayuda a no malgastar recursos y definir el alcance, los riesgos y el tiempo de ejecución.

Primeros Pasos

Para iniciar nuestro proyecto con Agile Inception en Construcción debemos primero saber:

• Cual es nuestro cliente y su tamaño.
• Identificar qué necesidades vamos a suplir con nuestro desarrollo.
• Cuál es el alcance físico del desarrollo inmobiliario. Se va a realizar por etapas.
• Cuánto tiempo puede tomarnos construir el desarrollo.
• Qué valor vamos ofrecer que nos diferencie.
• Cuales son nuestros competidores.
• Que desarrollos inmobiliarios existen que suplan esas mismas necesidades.
• Cuáles son los requisitos técnicos que se nos pueden presentar.
• Cuanto es la inversión versus el estimado de comercialización.
• Que equipo de profesionales y recursos materiales vamos a necesitar.

Todas estas inquietudes y otras que por supuesto saldrán en función de un ejercicio real, deben ser respondidas con la mayor libertad por el equipo. Vamos a revisar otros conceptos importantes antes de pasar a la propuesta específica.

Sprint 0

En Scrum como sabemos se usa el término Sprint como el tiempo fijo en el cual un equipo trabaja para completar una tarea establecida. Entonces, qué es un Sprint 0 en proyectos de construcción:

Es el tiempo que se dedica a descubrir los primeros diseños arquitectónicos, generando la hipótesis con la cual se va a trabajar. Este punto de partida debe ser definido con las 10 preguntas de Rasmusson.

Debemos crear un MVP (Producto Mínimo Viable), es en términos de la construcción, un Pre Anteproyecto. Es la visión de lo que deseamos construir y cómo vamos a planificar su ejecución.

Story Mapping

Esta es una técnica ágil que fue desarrollada por Jeff Patton en 2005. Su función principal es conceptualizar un producto mediante el ordenamiento priorizado de las actividades que se tiene que ejecutar. En principio fue pensada para el sector IT, sin embargo es totalmente aplicable dentro de Agile Incepción en Construcción.

Es útil en el sector construcción por cuanto permite la visualización de actividades y la detección de vacíos producto de una visión desde la posición del usuario final.

Para elaborar un User Story Mapping se deben cumplir los siguientes pasos:

1.- Identificación de Etapas del Proyecto.

En términos de Scrum se utilizan adjetivos para este paso como Épicas, grandes historias o bloques de funciones. Para el caso del sector construcción lo tomaremos como las Etapas de un Proyecto.

El primer paso es realizar una estrategia en donde el equipo multidisciplinario intervenga. Desde el punto de vista de mercado, se debe definir cómo se va a realizar la comercialización del inmueble. Desde un punto de vista constructivo se hace un esbozo de cómo podría desarrollarse la obra. Esto varía de acuerdo al tamaño de la construcción. Desde el punto de vista financiero, se evalúa como pudiera ser el flujo de caja de la obra.

Una vez definida las Etapas se escriben en post-it y se distribuyen de manera que tengan sentido para el usuario final.

2.- Descomponer las Etapas en Capítulos.

Estos capítulos componen ya una agrupación de actividades que se tienen que desarrollar en cada etapa. Van desde actividades constructivas, financieras, comerciales y de proyecto.

Se va conformando una columna vertebral por cada etapa.

3.- Creación de Sub Capítulos

Se descomponen los capítulos para ahondar más en la planificación de las actividades.

4.- Priorización de Sub Capítulos

Se ordenan por importancia de acuerdo a la experiencia del equipo, siempre en función de agregar siempre valor.

5.- Se definen hitos.

El siguiente paso es definir los hitos, cada sub capítulo tiene que tener una entrega de un MVP (Producto Mínimo Viable) de manera de poder ir avanzando de forma planificada en la entrega de valor al usuario final.

Con estos 5 pasos se tiene una primera planificación de la obra. Como indique es un método para el Sprint 0, no hemos generado nada físico aún, nos sirve para poder visualizar a grandes rasgos las diferentes actividades que necesitamos desarrollar.

Beneficios del User Story Mapping en el Sector Construcción.

• Todos pueden entender fácilmente la totalidad del Proyecto.
• Comunica todo el trabajo a grandes rasgos qué es necesario ejecutar.
• Se tiene un panorama general que le ayuda al Equipo a alinearse fácilmente.
• Promueve el desarrollo iterativo e incremental como filosofía Scrum.
• Nos permite ubicar actividades fácilmente dentro de todo el Proyecto.
• Facilita la selección de actividades a desarrollar primero.
• Permite planificar la procura de material o equipos y contrataciones con terceros.
• Nos genera un mapa de licitaciones a realizar.
• Permite la comunicación entre miembros del equipo.

Impact Mapping

Una vez desarrollado el User Story Mapping, procedemos a aplicar el Impact Mapping, desarrollado por Gojko Adzic en el 2013. Este consiste en hacerle al equipo cuatro preguntas clave y expresarlas en un mapa visual. Esto nos permite tener una relación causal desde la primera pregunta, que determina el objetivo hasta la última que define la estrategia todo dentro del marco del Agile Inception en Construcción.

Las preguntas son:

¿Por qué? Para definir el objetivo (¿Por qué hacemos esto?)
¿Quien? Para definir a los actores (¿Quien nos ayuda a lograr el objetivo?)
¿Como? Para definir el área de impacto (¿Como pueden ayudarnos a alcanzar el objetivo?)
¿Qué? Para definir la estrategia (¿Que podemos hacer para fomentarlo?)

Vamos a estructurar nuestro equipo y vamos a desarrollar cada pregunta de la siguiente manera:

¿Por qué? En esta primera pregunta debemos establecer los objetivos del desarrollo inmobiliario. Van a ser objetivos desde el punto de vista del comprador o usuario final. Es importante que sea bajo esta visión porque por supuesto que el propietario uno de sus objetivos va a ser obtener ganancias, sin embargo sin una visión correcta, la comercialización puede llegar a fracasar.

¿Quién? Esta pregunta va dirigida a los stakeholders, por lo tanto debemos formular respuestas en función a quién afecta nuestro desarrollo. Qué target de persona son nuestros compradores.

organismos requerimos para lograr la construcción y comercialización. Qué competidores tenemos en el entorno.

¿Como? Esta pregunta la debemos responder desde dos vertientes, la comercial y la técnica. La comercial es como vamos a manejar las ventas o cómo vamos a ofrecer el producto, pensando de manera innovadora. La técnica es si contamos con todos los elementos que nos permitan ejecutar la construcción.

¿Qué? Es en sí la creación de una ventaja competitiva que nos permita crear valor en nuestro desarrollo inmobiliario.

Cómo vamos a estructurar nuestra reunión de Agile Inception en Construcción.

Ya conociendo estos conceptos y herramientas vamos a iniciar a conformar un equipo multidisciplinario con por lo menos estas 5 personas:

1. Propietario o Promotor Inmobiliario
2. Comercializador
3. Gerente de Proyectos
4. Arquitecto
5. Gerente de Construcción

No recomiendo que sean más de 10 personas los que trabajen en esta primera etapa.

El primer paso a tener es que se cuente con el levantamiento del lote o terreno donde se va a erigir el nuevo desarrollo. A partir de ahí y con las variables urbanas donde nos permite conocer qué tanto se puede construir y qué uso tiene el lote, el arquitecto hace un primer esquema para tener un cuadro de áreas y usos.

Te puedo dar como ejemplo de la información que se debe manejar en un proyecto al inicio, mi artículo sobre la fase de inicio para el desarrollo de un centro comercial .

A partir de este Pre Anteproyecto de arquitectura, se generará el Impact Mapping y el User Story Mapping, aplicando cada uno de los pasos para obtener como resultado el Sprint 0. Este Sprint es sin duda el primer paso para obtener el Producto Backlog por parte del Producto Owner.

El tiempo que dure este proceso varía según la experiencia con la cual cuente el equipo, sin embargo no debería tardar más de dos semanas.