Es necesario saber que la Procura en Proyectos de Construcción con Scrum se maneja bajo otro esquema. Recordemos que el Manifiesto Agile exige flexibilidad en los proyectos, normalmente la gestión de procura en su esquema tradicional es muy rígida. Es una sucesión en cascada de actividades que tiene como resultado la entrega de calidad de lo que requerimos en el tiempo indicado.
Los proyectos de construcción con Scrum requieren de una gestión de procura que permita los cambios y la flexibilidad. Para ello debemos contar siempre dentro de nuestro Equipo Scrum con un desarrollador que la lidere.
Debemos entender primero que la gestión de procura depende en su mayoría de dos variables. La variable interna inherente al Equipo Scrum y la variable externa que son los proveedores.
¿Cuáles son las variables internas de la procura en proyectos de construcción con Scrum?
En términos de procura a nivel interno debemos tomar en cuenta las siguientes variables para un proyecto de construcción, teniendo ya a disposición un anteproyecto de arquitectura:
- Conocer qué tipo de materiales o equipos vamos a utilizar en la construcción. Sus características, podemos asignar varios tipos de opciones de acabados, en relación a los equipos saber los requerimientos básicos de obra.
- Cuantificar los principales grupos de materiales y equipos de manera de tener un número al momento de negociar con los proveedores. No vamos a tener el número a detalle por cuanto no contamos con la información de Proyectos completa. Sin embargo por la experiencia podemos estimar cantidades.
- Organizar en procura nacional e internacional. Esto con la intención de conocer los tiempos estimados de producción y entrega.
- Hacer un flujo de caja estimado de desembolso de acuerdo al Product Backlog. Es claro que dicho flujo es netamente estimado y sólo sirve para tener una idea de lo que se puede requerir.
- Simplificar la documentación y trámites internos de procura.
- Coordinar con aseguradores la gestión de fianzas en donde lo requiera.
- Para la logística debemos establecer negociaciones con los prestadores de servicio, acordando precios de fletes, nacionalización, impuestos y tiempos.
- Planificar la procura con un Sprint de antelación. Parte de la responsabilidad de Product Owner y el Scrum Master es lograr identificar que procura se requiere para el próximo sprint. Esta debe incluirse dentro de las historias de usuario que se van a ejecutar.
- Participar como desarrollador en todas los eventos de scrum.
- Hacer un levantamiento en cada Sprint de procura que no fué tomada en cuenta. Si está dentro de la capacidad hacerla llegar hacerlo, de lo contrario incluirla para el próximo Sprint.
¿Cuáles son las variables externas de la procura en proyectos de construcción con Scrum?
Las variables externas vienen dadas básicamente por la relación que podamos tener con nuestros proveedores. Aquí debemos tomar en cuenta lo siguiente para poder tener una procura exitosa. Para lograr relaciones exitosas con los proveedores debemos conocer lo siguiente:
- Conocer los precios reales de lo que cuestan los materiales y equipos que se van a comprar. Debemos conocer el mercado. No podemos sentarnos a negociar un precio sin saber el valor real de este. Hacer que el proveedor sepa que lo sabemos, es un punto de partida para negociar.
- De acuerdo a las cantidades estimadas debemos saber si podemos negociar directo con la fábrica o requerimos un mayorista o un minorista. Es imprescindible saber si estamos sentados frente al nivel de proveedor indicado.
- Debemos estructurar los materiales y equipos por proveedor, esto con la finalidad de poder negociar cantidades de varios suministros con el mismo proveedor.
- Conocer la posición financiera y liquidez para poder ofrecer pre pago a los proveedores y así reducir el precio.
- Estructurar un esquema de pagos en partes, o por pronto pago para lograr beneficios con créditos a 30 o 45 días.
- Incluir o no el precio del flete dentro de la negociación de precio.
- Establecer una estrategia de negociación basada en el entendimiento y no en amenazas con tu proveedor. Si no sabes negociar sino imponer, los proveedores al final se van a apartar.
- Lista de concesiones de alto valor que estarías dispuesto a dar por cesiones de parte del proveedor.
- Planificación de la logística de cada material o equipo. Los tiempos de entrega son fundamentales. En el caso de la procura en proyectos de construcción con Scrum, la flexibilidad es importante, por lo que se debe sopesar al momento son los costos versus los tiempos de entrega.
- Llevar un depósito en la construcción conlleva a una inversión para construirlo o alquilarlo y pérdidas por robo o mala manipulación. Es allí donde una ventaja de los proveedores, es el despacho a tiempo del material, de manera de no tener inventario en obra.
¿Cómo desarrollar la procura en proyectos de construcción con Scrum?
Los principales factores que te ayudarán desarrollar la Procura son el órden y el conocimiento. Llevar a estos dos de la mano permite tener en la construcción siempre el material a tiempo y con las características solicitadas.
Se debe entender que las requisiciones de procura bajo Scrum ameritan rapidez. Desde el inicio, hasta que se materializa con la entrega en la construcción al momento adecuado. Para lograr cumplir con los tiempos debe haber una integración total del Equipo Scrum, comunicación efectiva y cooperación entre los desarrolladores.
Órden
Existe una preparación anterior al inicio de un proyecto que debe llevarse a cabo, y es tener la respuesta de las variables internas. A lo largo del tiempo se va logrando la experiencia para simplificar la documentación e ir realmente a lo medular. El órden de la información aportará al proyecto facilidades en la toma de decisiones de procura de manera rápida.
Conocimiento
En el área de procura existen dos campos de conocimiento fundamentales: el conocimiento técnico y la negociación. En el primero los desarrolladores deben conocer las características de los materiales y equipos que se requieren y conocer el sector construcción. El segundo es la relación Cliente Proveedor, la negociación y lograr acuerdos que beneficien a ambas partes es clave.
¿Qué debe cumplir un desarrollador de procura?
Un Desarrollador de procura en proyectos de construcción con Scrum debe ser Proactivo, Flexible y planificado. Estas tres actitudes deben formar una cadena, ya que las tres cohabitan en el mismo espacio.
El conocimiento sin proactividad no funciona en Scrum. La posición del desarrollador del equipo Scrum debe adelantarse a proponer el listado de procura, esta proactividad de la mano de la planificación ayuda a establecer las metas adecuadas para el proyecto. La flexibilidad es requerida para adaptarse a las nuevas situaciones de cambio dentro del proyecto.
Conclusión
El Desarrollador de procura en proyectos de construcción con Scrum es una pieza fundamental para lograr las metas del desarrollo inmobiliario. Debe hacer un trabajo anterior con las variables internas, la calidad de esa base será parte del éxito durante las ejecuciones de los Sprint. El orden y el conocimiento que aplique el desarrollador en los procesos darán la rapidez que amerita Scrum en la ejecución.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
