Planificar la Procura en Construcción

El Equipo a comenzado un nuevo Proyecto de Construcción. Empieza la Etapa de Iniciación para un desarrollo comercial. Y tu eres la persona que esta frente a la Procura. Todos los profesionales interactúan contigo preparando las especificaciones para que inicie tu trabajo.

Estas parado viendo la responsabilidad que se viene, y te preguntas ¿Por donde comienzo?

Normalmente un Proyecto de Construcción tiene un planificación inicial de todas las actividades que se van a ejecutar. En esta planificación se colocan tiempos estimados cuantificados mayormente por la experiencia de la empresa. Cuando avanza más la definición de los diferentes proyectos, se obtiene información de procura ya concreta. Es allí donde se debe realizar una Planificación de la Procura.

LA PROCURA Y SU RELACIÓN CON OTRAS GERENCIAS

La planificación de procura suministrará tiempos de entrega en obra de cada insumo o equipo. Esta planificación no es un trabajo aislado que realiza la Gerencia de Procura, el mismo debe coordinarse con las Gerencia de Finanzas, la Proyectos y Construcción.

A continuación te indico cual es la relación entre cada una de las Gerencias para poder tener una Planificación de Procura valida:

• Relación con la Gerencia de Proyectos: Es nuestro principal generador de información, de cada una de las disciplinas tendremos las características y cantidades de items a comprar. Normalmente existen cambios en los proyectos, por lo cual recomiendo hacer reuniones de seguimiento mínimo semanal en la etapa de iniciación. Estas reuniones nos permiten conocer los cambios que repercuten en nuevas solicitudes de procura o en las cantidades.
• Relación con la Gerencia de Finanzas: Toda construcción debe tener un flujo de caja proyectado de los recursos que se van a invertir. Dichos recursos de igual manera se planifican, y es parte de la responsabilidad de la Gerencia de Procura indicar cuales son los tiempos y la forma en la cual se deben desembolsar esos recursos en lo que refiere al pago de proveedores, empresas de transporte, logística y aduanas.
• Relación con la Gerencia de Construcción: El desarrollo de la planificación principal está a cargo del Gerente de Construcción y en obras más grandes puede existir una Gerencia de Planificación. Ambos debemos estar consientes de los inicios y desarrollos de cada actividad para que el insumo este a tiempo en la obra.

En resumen Proyectos da la información de entrada, Construcción indica cuando debe llegar y Finanzas coordina que se pague. Son Gerencias que deben trabajar de manera coordinada para que no existan retrasos en la construcción.

LA PROCURA TAMBIÉN ES LOGÍSTICA

Ya sabemos como nos tenemos que organizar para generar la Planificación de Procura. El próximo paso que debemos tener claro es todo lo referente a la importación y logística del transporte. Para esto debemos contactar los siguientes servicios:

• Servicio de transporte nacional: Empresa de logística de contenedores, carga cubierta en unidades de diferentes capacidades. Normalmente debemos tener costos de los fletes desde las aduanas, fletes de las principales ciudades y fletes internos.
• Servicio de Importación y Aduana: Empresa que se dedica a todos los tramites necesarios para la importación, así como toda la permisología de aduana. Debemos tener costos desde los principales países fabricantes como China, EEUU, México o Brasil. Es de mucha ayuda que la empresa haga consolidación de mercancía para aprovechar el espacio de un container completo.
• Alquiler o adquisición de un montacargas para dejarlo fijo en obra, yo recomiendo por temas de mantenimiento y operatibilidad alquilarlo y que el prestador del servicio ponga el operador.
• Servicios de grúas de diferentes capacidades, esto con la finalidad de contar con los costos para el izaje o descarga de equipos o mercancía que lo amerite.

LOS SEGUROS Y FIANZAS EN LA PROCURA

Otro punto que la Gerencia de Procura debe gestionar son los seguros de fiel cumplimiento, traslado o maniobras de equipos o mercancía de alto valor y que sean de prioridad alta para la construcción. Estos seguros cubren las consecuencias de manera parcial o en su totalidad en caso que ocurra algún siniestro con el equipo o insumo. Es un costo adicional, pero si llegase a pasar algo por lo menos la obra queda cubierta.

LOS ALMACENES Y LA GESTIÓN DE PROCURA

Un punto importante y que guarda relación entre las responsabilidades de la Gestión de Procura y la de Construcción son los depósitos. Como bien sabemos se requieren de espacios dentro de la obra para poder almacenar los insumos, si bien la responsabilidad de su ubicación es del Gerente de Construcción, su manejo debe ser de la Gerencia de Procura.

Dentro de las negociaciones de procura se puede dar el caso que se adquiera por ejemplo todos los kilos de acero necesarios para la estructura, pero es imposible tenerlos todos almacenados en la obra. En este caso le podemos pedir al proveedor que nos vaya despachando por partes, y es ahí donde la gestión de procura debe tener un control del inventario del material en obra.

Se debe contar con personal de la gestión de procura que maneje los inventarios del almacén o almacenes que se dispongan para la construcción. Este es el responsable junto con el Gerente de Construcción de establecer mínimos de stock para hacer las solicitudes de despacho a los diferentes proveedores.

La gestión de procura debe también velar por el correcto almacenamiento de cada uno de los insumos o equipos que estén en obra esperando por su colocación o utilización. Debe solicitar a la Gerencia de Construcción los espacios idóneos para cada situación.

EL EQUIPO HUMANO DE PROCURA

El personal y sus perfiles que deben cumplir es el otro factor clave de una Gestión de Procura exitosa. Para ello te recomiendo que de acuerdo con el tamaño de la obra que se maneje, conformes el equipo de la siguiente manera:

• Gerente de Procura.
• Analista de Procura Importada
• Analista de Procura Nacional
• Analista de Logística y Transporte
• Analista de Aduanas
• Analista de Inventario.

La cantidad de trabajo hará que se conformen equipos en cada uno de estos cargos. Puede darse el caso que se tenga una construcción con un gran volumen de procura importada, entonces las áreas concernientes crecerán más que las otras. Es por ello que el conformar una Gerencia de Procura tiene que ver del tipo de Construcción que se maneje.

LA ESTRUCTURACIÓN DEL CRONOGRAMA DE PROCURA

Teniendo en cuenta todo lo anterior, me parece importante los siguientes puntos que te ayudarán a gestionar tu planificación adaptándola a tu estructura. Es por ello que a continuación te presento un ejemplo de esquema de organización para la Planificación de la Procura para un Centro Comercial. Es importante tener en cuenta que muy posiblemente este esquema se nutra de acuerdo al avance de los proyectos y especificaciones.

1. Debemos definir dos grandes grupos para cada especialidad: Procura Nacional y Procura Importada.
   1. Dependiendo del sitio de fabricación y proveedores le asignaremos cada ítem a cada grupo.
   2. Tenemos que tener un tiempo estimado de fabricación dado por el fabricante o proveedor.
   3. Para ambos tipos de procura tenemos que tener los servicios de logística necesarios para que el insumo llegue en los lapsos pautados.

PLANIFICACIÓN POR ESPECIALIDAD

1. Estructura: En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Fundaciones
   2. Columnas
   3. Vigas
   4. Losas
   5. Cubiertas especiales.

2. Cerramientos. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Mampostería.
   2. Tabiquería.

3. Herrería o Carpintería Metálica. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Marcos de puertas o ventanas.
   2. Puertas o rejas metálicas.
   3. Soportes de instalaciones.
   4. Barandas.

4. Aluminio y Vidrio.

   1. Fachadas y ventanas.
   2. Puertas de vidrio fijas o automáticas.

5. Acabados. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Pisos.
   2. Paredes
   3. Techos.

6. Instalaciones Sanitarias. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Aguas Negras
      1. Canalizaciones.
   2. Aguas Blancas
      1. Canalizaciones.
      2. Soportería.
      3. Llaves, valvulas, reductores de presión.
   3. Aguas de Lluvia
      1. Canalizaciones.
      2. Obras civiles.
      3. Sistema especiales.
   4. Aguas grises.
      1. Canalizaciones.
      2. Obras civiles.
   5. Drenajes de equipos
      1. Canalizaciones.
      2. Sistemas de rebombeo.
   6. Piezas sanitarias y accesorios.
   7. Sistemas de bombeo.
   8. Tableros de control.
   9. Tanques de agua.

7. Instalaciones Eléctricas. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Canalizaciones.
   2. Cableado o ducto barra.
   3. Tableros de media tensión
   4. Tableros de baja tensión
   5. Transformadores
   6. Postes.
   7. Tanquillas y bancadas.
   8. Generadores eléctricos.
   9. Iluminación:
      1. Interna
      2. Externa

8. Instalaciones de Comunicaciones. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Canalizaciones.
   2. Cableado
   3. Equipos de comunicación.
   4. Postes.
   5. Tanquillas y bancadas.

9. Instalaciones contra incendio. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

   1. Extinción:
      1. Tuberías, conexiones, juntas y soportería.
      2. Válvulas.
      3. Aspersores de agua.
      4. Gabinetes y mangueras.
      5. Extintores.
      6. Sistemas de bombeo.
      7. Tableros de control.
      8. Equipos de respaldo de energía.
   2. Detección:
      1. Canalizaciones.
      2. Cableado.
      3. Detectores y sensores.
      4. Cajas de control.
      5. Estación manual.
      6. Tablero de control.
   3. Señalización:
      1. Canalización.
      2. Cableado.
      3. Iluminación de emergencia.
      4. Letreros.

10. Instalaciones de Seguridad. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

    1. Circuito cerrado de cámaras:
       1. Canalización.
       2. Cableado.
       3. Cámaras.
       4. Botones de pánico.
       5. Equipos tecnológicos para el cuarto de cámaras.
       6. Mobiliario.
    2. Seguridad física:
       1. Mobiliario para personal de seguridad.
       2. Garitas o puntos de control.
       3. Sistema de rondas.

11. Instalaciones Mecánicas:

    1. Climatización:
       1. Sala de Máquinas:
          1. Chillers
          2. Bombas
          3. Torres de Condensación
          4. Válvulas
          5. Soportería
          6. Tuberías y accesorios.
          7. Aislamiento.
          8. Tableros de control.
          9. Control de motores.
          10. Sistema de suavizado de agua.
       2. Climatización interna:
          1. UMAS.
          2. Tuberías y accesorios.
          3. Soportería
          4. Cajas de control.
          5. Válvulas.
          6. Aislamiento.
       3. Ductos:
          1. Ductería.
          2. Soporteria.
          3. Aislamiento.
          4. Rejillas.
    2. Extracción:
       1. Ductería.
       2. Soportería.
       3. Rejillas.
       4. Motores extractores.
       5. Cajas de control.
    3. Ventilación forzada:
       1. Ductería.
       2. Soportería.
       3. Rejillas.
       4. Motores ventiladores.
       5. Cajas de control.

12. Mobiliario. En esta especialidad tendremos en cuenta los siguientes puntos:

    1. Mobiliario de oficinas.
    2. Mobiliario de pasillos públicos.
    3. Elementos decoratívos.

13. Paisajismo.

A grandes rasgos, esta estructura te da la guía para poder desarrollar la planificación de la procura. Esta estructura puedes enlazarla fácilmente con la de Proyectos y con la de Construcción.

CONCLUSIÓN

Lo más importante que tienes que tener en cuenta para que tu gestión de procura sea exitosa, es la constante comunicación, tus mejores aliados son la gestión de proyectos y la gestión de construcción. El primero te da la información y el segundo te indica los tiempos de entrega.

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.