El cambio continuo es, si se quiere, el principal evento que tenemos en todos los sectores. Las metodologías ágiles responden a ello, y Lean Agile Procurement (Procura Ágil) es un marco de trabajo ágil que contribuye a integrar a externos al proyecto de construcción. Ya no solamente es ubicar un proveedor y solicitar sus productos o servicios, es que forme parte activa del proyecto.
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Veamos primero el concepto:
¿Qué es el Lean Agile Procurement (Procura Ágil)?
Es un framework ágil que centra su función en la adquisición o procura de bienes y servicios de manera flexible, con entrega de valor desde el principio. Incorpora la participación activa de proveedores no solo desde el punto de vista de la entrega del bien o servicio sino de su conocimiento.
A diferencia de métodos tradicionales evita los largos lapsos de planificación y los suplanta con flexibilidad y adaptabilidad para una entrega continua en ciclos cortos.
Este framework fue desarrollado por Mirko Kleiner, en un principio para el sector tecnológico, pero su adaptación a otros sectores se ha dado de manera natural por los beneficios que trae a los proyectos.
¿Qué beneficios trae aplicar Lean Agile Procurement (Procura Ágil)?
- Evita la documentación excesiva.
- Se centra en la generación de valor y no en el proceso.
- Incorporación del conocimiento del proveedor para reducir incógnitas.
- Reducción de plazos de entrega.
¿Cuáles son los pasos que se deben aplicar dentro de un proyecto de construcción para implementar Lean Agile Procurement (Procura Ágil)?
Existen cuatro pasos para lograr una efectiva implementación de Lean Agile Procurement en Proyectos de Construcción:
- Fase de inicialización: Durante este paso el equipo debe establecer los criterios, características y cantidades de cada uno de los bienes o servicios que requiere el proyecto. El equipo debe alinearse junto a los stakeholders, establecer una visión del desarrollo inmobiliario. La visión debe ser desde la perspectiva de que bien/servicio que requerimos tener junto con nuestro socio proveedor.
- Fase de Preparación: Se hacen todas las gestiones para generar la información necesaria para una reunión con los proveedores preseleccionados para ver, nutrir y crear las propuestas de procura para la construcción.
- Fase de Ejecución: La ejecución iniciada a través de un evento colaborativo llamado Big Room Workshop el cual forma el corazón del framework Lean Agile Procurement. El Big Room Workshop reúne al equipo, los stakeholders, el cliente o promotor inmobiliario con el proveedor/socios para co-crear sus propuestas, negociar un contrato, generar la planificación de entrega y de pagos.
- Fase definitoria: La interacción del equipo, junto a los stakeholders, los proveedores y el desarrollador inmobiliario conlleva al final a la toma de decisiones. Este último paso es uno de los aspectos fundamentales de Lean Agile Procurement para la construcción como lo es el espíritu colaborativo de la agilidad. En este enfoque, las decisiones se toman colectivamente, basándose en los conocimientos y la experiencia del equipo, todas las partes interesadas y proveedores clave.
¿Cuáles son las principales ventajas?
Para entender la principal ventaja tenemos que conocer cómo es la visión de la procura bajo su concepto tradicional. Esta se centra en obtener un costo beneficio en la cadena de suministro, tomando en cuenta los tiempos de entrega bajo una planificación de ejecución de la construcción. Este esquema se repite de forma reiterada:
- Se obtienen las especificaciones para la procura.
- Se licita.
- Se asigna.
- Se contrata.
- Se paga bajo los términos acordados y
- Se entrega en el sitio de la construcción.
Ahora bien, ha transcurrido un tiempo importante y muy seguramente ya conocido por la gerencia de acuerdo a la experiencia que se tenga. Durante este lapso pueden pasar muchas cosas tanto a lo interno como a lo externo.
Con Lean Agile Procurement podemos tener tiempos de mejora en la entrega de bienes o servicios de un 80% a 100% de mayor rapidez con respecto al método tradicional.
Tenemos un recorte de hasta un 50% de tiempo de dedicación del equipo de procura. Se le da más importancia a los objetivos del desarrollo inmobiliario y a las necesidades del cliente final, después se pasa a enfocar las soluciones que dan los productos o servicios. Al enfocarnos en las necesidades más importantes del cliente final, aumentamos nuestra alineación, minimizando el esfuerzo innecesario.
Reducción del riesgo en un 80% promedio. Gracias a la flexibilidad y a la gestión iterativa y de cortos plazos permiten adaptarse mejor a los cambios. No solamente en la toma de decisiones con respecto a un bien o servicio, sino inclusive el cambio de un proveedor. Nunca vamos a tener que esperar a ver el resultado al final del proceso, lo vamos a conocer inclusive antes de que se haga el despacho. Esto gracias a que la integración con el proveedor se hace desde el principio.
Reducción de hasta un 50% en los gastos relacionados con la gestión de la procura. Se logra optimizar los esfuerzos no solamente internos de la empresa, sino también en parte del proveedor.
La colaboración entre cliente y proveedor, genera innovación en el resultado final. Podemos tener un mejor resultado gracias a la intervención de un proveedor que nos indique que bien o servicio se adapta mejor a la construcción que ejecutamos.
Relación ganar – ganar entre desarrollador inmobiliario y proveedor. La contratación estratégica es una vía de doble sentido. Requiere una actitud de cooperación basada en la confianza y en valores compartidos
Estas estadísticas provienen de casos de estudio reales suministrados por el Lean Agile Procurement Alliance.
Conclusión
La evolución dentro del sector construcción con el Lean Agile Procurement (Procura Ágil) es definitiva. No solamente bajo la premisa de realizar una reducción en los tiempos de entrega, sino en el aporte con la incorporación del proveedor externo al equipo. La ventaja de tener a un especialista en cada uno de los ítem de procura como partner en el equipo ofrece una ventaja competitiva definitiva para un desarrollador inmobiliario.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
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