La Procura en Construcción y su Logística

La Gestión de Procura en Construcción no es solamente la acción de comprar el material o equipo, es también que llegue al sitio a tiempo. Dentro del alcance del trabajo del equipo de Gestión de Procura debe existir la logística de poner en el sitio de la obra la procura en el tiempo indicado en la planificación.

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Es importante aclarar que la procura y la logística a la cual me refiero, es a la que se da con un tercero. Si la Empresa tiene la capacidad de procurar parte de lo requerido en el Proyecto, o realizar la logística de manera interna, lo escrito aquí solo aplica parcialmente.

En la mayoría de las obras el tiempo de fabricación y entrega de materiales o equipos incide sobre los lapsos de tiempo de una construcción. Entonces vamos a ver desde el punto de vista de la logística, que debe tener en cuenta el equipo de Gestión de Procura.

Para poder organizar la gestión de procura, yo aplico los procesos descritos en la extensión para Proyectos de Construcción del PMBoK. A continuación realizaré un análisis sobre que papel juega la logística en cada una de las partes de cada proceso.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROCURA EN LA CONSTRUCCIÓN

1. PLANIFICACIÓN DE LA PROCURA.
2. DOCUMENTACIÓN PARA LA COTIZACIÓN DE LA PROCURA.
3. LICITACIÓN.
4. ORDEN DE PROCURA.
5. CIERRE DE LA ORDEN DE PROCURA.

1.- LA PLANIFICACIÓN DE LA PROCURA Y SU RELACIÓN CON LA LOGÍSTICA

Definamos el proceso de Planificación de la Procura como la identificación de las necesidades del Proyecto de acuerdo a la Arquitectura e Ingenierías que componen el Proyecto. Durante este proceso nos tenemos que preguntar:

• Que se requiere.
• Cuales son sus características.
• Que cantidad se requiere.
• Cuando se requiere.

Obtendremos al final un Plan de Procura del Proyecto.

La planificación de la procura debe agrupar en paquetes manejables cada rubro o grupo de materiales o equipos a adquirir. Para ello, y de acuerdo con los diferentes proyectos, elaboraremos un esquema separando en primer termino la Procura Nacional y la Procura Internacional.

En este sentido, debemos tener clara nuestra logística nacional y la logística internacional:

1. Manejar tiempos tanto de fabricación como de traslado.
2. Tener costos de transporte, izaje, embalaje u otro factor necesario para su puesta en la obra.
3. Saber si requerimos cancelar viáticos a personal especializado para la instalación o puesta en funcionamiento de algún equipo.
4. Conocer si requerimos enviar a algún personal para capacitación.
5. Saber las condiciones que debemos almacenar el material o los equipos.
6. Conocer las formas de pago, si se requiere costos asociados al pago.
7. Impuestos que rijan el material o equipos en el país.
8. Seguro contra perdidas o daños durante su transporte a la obra.
9. Permisologías gubernamentales especiales.

Todo lo anterior nos servirá para definir un tiempo de logística y su costo junto a todas las variables.

2.- DOCUMENTACIÓN PARA PRESUPUESTAR LA PROCURA

La documentación para presupuestar es la preparación de toda la documentación con la información necesaria y suficiente para que el proveedor pueda cotizar la procura. Para poder generar esta documentación se tiene que contar con los siguientes insumos:

1. Especificaciones técnicas por parte de los Ingenieros y Arquitectos.
2. Cantidades a utilizar.
3. Tiempo en el cual el material o equipo debe estar en la obra.
4. Investigar sobre beneficios arancelarios.

La logística debe estar en la documentación para presupuestar bajo las siguientes condiciones o especificaciones para al proveedor:

1. Nos debe indicar el incoterm (EXW, FOB, FCA etc.) de entrega.
2. Nos debe indicar el tiempo de despacho.
3. Las condiciones de embalaje y transporte para su correcta entrega.
4. Permisología especial para el transito de la procura.
5. Si es necesario se le devuelvan elementos requeridos para el transporte tales como pallets, etc.
6. En caso de productos con fecha de vencimiento, indicar lapso de caducidad.
7. Si el producto es despachado por el proveedor directamente, indicar horario de entrega.
8. Si se requiere algún tipo de maquinaria para su descarga en obra.

Al tener claros los materiales y equipos se van a adquirir, y la logística corresponde para cada uno, se prosigue con la conformación de paquetes de procura. Este paso tiene dos aristas importantes, la primera es saber agrupar para lograr mejores negociaciones, la segunda es conocer los tiempos de entrega o fabricación en función de agrupar logísticas.

El equipo de Gestión de Procura bajo estos dos puntos de vista puede obtener ahorros significativos. Para ello, el Gerente o Director de Procura debe tener la suficiente experiencia tanto en el área de Construcción como el de Logística.

3.- LICITACIÓN

Este es el proceso mediante el cual la Gestión de Procura realiza la convocatoria, recibe y analiza cada una de las ofertas y da un resultado o sugerencia. Esto último de acuerdo a como esté estructurada la organización. Mayormente se analizan en función de los precios, esto si se tomaron proveedores que del mismo nivel.

En cuanto a la logística, en este proceso es importante contar al igual que como solicitamos cotizaciones de materiales y equipos, licitemos también operadoras, tomando en cuenta cada uno de los siguiente rubros:

1. Embalaje.
2. Transporte (terrestre, aéreo o marítimo)
3. Aseguradoras.
4. Empresas aduaneras.
5. Importadoras.
6. Impuestos o gastos extras.
7. Depósitos.
8. Equipos de izaje.

Esto con la finalidad de contar con toda la información requerida para llegar al costo final del material o equipo puesto en la construcción.

4.- ORDEN DE PROCURA

La orden de procura o contrato, no es otra cosa sino la formalización del suministro de un material o equipo. En este documento el proveedor garantiza la entrega bajo las condiciones pautadas. En esta etapa es común pedir otra documentación, entre las cuales podemos enumerar:

1. Fianza de Fiel Cumplimiento.
2. Fianza de Daños a Terceros.
3. Fianza de Anticipo.
4. Seguro por pérdida total.
5. Seguros de transporte.
6. Garantías de funcionamiento.

En términos de la logística la Orden de Procura o Contrato deben describir de manera suficiente y exacta los alcances pautados. Así mismo debe establecer las penalidades en caso de no poder cumplir.

5.- CIERRE DE LA ORDEN DE PROCURA

Una vez realizada la entrega formal del material o equipo, y que el personal designado haga las inspecciones de rigor, se da por concluido el proceso. En este sentido ya la logística cumplió con sus actividades dependiendo del caso de:

1. Embalaje.
2. Retiro de fabrica.
3. Transporte
4. Custodia.
5. Entrega en obra.

Se procede a realizar la documentación necesaria para dar por cerrado el Contrato u Orden de Procura.

CONCLUSIÓN

La Gestión de Procura o también llamada de Adquisiciones o Compras, su responsabilidad no es solamente ubicar la mejor negociación para la entrega del bien, sino que también debe asegurarse que el mismo llegue al sitio de la obra con la calidad, cantidad y en el tiempo indicado.

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.