Una correcta procura nos lleva a un Inventario en Construcción equilibrado. Esto quiere decir que toda gestión que se realiza para la compra de insumos, materiales, equipos o consumibles debe estar acorde con la planificación. El equilibrio radica en tener el material a tiempo en el sitio para su uso, evitando excesivos lapsos de almacenamiento.
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Todo esto es parte de la gestión de procura, siendo el inventario en construcción una de las etapas de su ciclo de vida. Partamos de la definición de inventario que nos da Wikipedia:
¿Qué es un inventario?
“El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.”
Veamos cómo desglosamos esta definición para adaptarla al sector construcción. Podemos decir entonces:
¿Qué es el Inventario en Construcción?
Son elementos tangibles e intangibles, los cuales deben estar valorados, relacionados y almacenados de manera correcta, con un mínimo tiempo de permanencia, dentro de una instalación interna o externa a la obra. Deben estar en los registros de la Gerencia de Procura, gestionados en función de una planificación a partir de especificaciones que fueron generadas de un Proyecto de Arquitectura o Ingeniería con la finalidad de erigir una construcción específica.
La planificación y el Inventario en Construcción
Para realizar una correcta planificación de la procura y generar el inventario en una obra, deben reunirse tres factores que harán exitosa la gestión de construcción:
1. Tener un Proyecto de Arquitectura o Ingenierías donde se expongan de manera explícita las especificaciones de lo que se va a comprar.
2. Tener una planificación de la ejecución de la construcción, detallada de tal forma de conocer el momento aproximado requerido para lo que se va a comprar.
3. Tener la logística necesaria y acordada para llevar y almacenar a tiempo lo que se va a comprar.
La Gerencia de Procura está en el deber a su vez de suministrar los tiempos de fabricación y de logística que se manejan para cada insumo. Esto de manera de realizar una comprobación de la factibilidad de la planificación de la ejecución. Estos tiempos deben ser conocidos por todos los interesados de manera de ajustar los tiempos que se requieran.
La importancia de la gestión del Inventario en Construcción.
El inventario en una planificación justo a tiempo, se considera un desperdicio. Esto debido a los costos de almacenamiento, probabilidades de hurto o daño. Aparte de los gastos operativos del personal y daños al flujo de caja de una construcción. Es por ello que las razones más importantes para construir y mantener un inventario se cuentan:
• Capacidad de predicción: El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se construye.
• Fluctuaciones en la demanda: Se debe tener conocimiento de los rendimientos de los contratistas. Una reserva de inventario puede ser buena para ciertas áreas.
• Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasean los materiales, insumos o equipos. Por esto debe estudiarse para asegurar una provisión constante.
• Protección de precios: La compra acertada de inventario en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto en la inflación de los costos.
• Tener inventario externo: Muchos proveedores prefieren hacer envíos periódicos en lugar de despachar de una vez el suministro completo. Esto puede negociarse con el proveedor si es de confianza.
• Descuentos por cantidad: La negociación en la gestión de procura puede llegar a la conclusión que es más económico almacenar toda la cantidad requerida en una construcción para lograr un mejor precio de compra.
• Descuentos en logística: Si se compra una cantidad mayor es probable que el costo de transporte sea menor, con lo cual la gestión de procura debe hacer el comparativo para conocer cuál conviene más a una obra.
¿Cuáles son los tipos de artículos que conforman el Inventario en Construcción?
Los Inventarios en Construcción se dividen en cinco tipos:
1. Materias Prima: Se utilizan para la construcción o elaboración de un segundo material. Por ejemplo, para elaborar concreto se requiere de cemento, agua, arena, piedra y algún otro agregado o aditivo que sea especificado. Todos estos son materias primas del concreto, por lo cual se deben clasificar de esta manera.
2. Productos Terminados: Consta de equipos, mobiliario o elementos que estén listos totalmente para su instalación. Como por ejemplo un equipo de aire acondicionado de ventana.
3. Productos en Proceso: Son elementos que llegan a la obra desarmados y durante la ejecución se instalan. Como por ejemplo un ascensor es un elemento parcial, por cuanto viene desarmado para su instalación.
4. Artículos de consumo: Son elementos que se utilizan como insumos para ejecutar una construcción o instalación. Por ejemplo los electrodos, son insumos para soldar la estructura metálica de un edificio.
5. Artículos para servicio, reparación, reemplazo o repuesto: Son artículos que se usan para mantener operativos equipos o maquinaria que son usados durante la construcción.
¿Por qué los inventarios en Construcción representan dinero?
La información sobre inventario en los estados financieros puede ser de utilidad para el propietario del desarrollo. Una comprensión básica de la manera en que aparecen los inventarios en los balances y su efecto sobre el estado de resultados y la declaración de flujo de caja mejora la capacidad de contar con el artículo adecuado, en la cantidad adecuada, en el lugar adecuado y en el momento adecuado.
Los balances muestran la situación financiera de una promotora inmobiliaria o constructora. Estos proporcionan la ecuación básica de la contabilidad: Activos = Pasivos + Patrimonio. Los activos representan los recursos de una compañía. Los Activos pueden existir en forma de dinero en efectivo u otros artículos que tengan valor monetario como los inventarios.
El inventario por lo general se cuenta entre los activos corrientes de la compañía, por cuanto se pueden vender dentro del plazo de un año.
El inventario también está presente en el estado de resultados de una empresa. Ya que el uso del material existente en el inventario para la construcción de la edificación representa parte de la inversión total. Es decir, le permite al promotor o constructor vender la ejecución de lo que se ha proyectado.
La obsolescencia del Inventario en Construcción
Todo encargado de inventario en una construcción ha tenido que quitar del medio repetidas veces existencias que se mueven realmente despacio o que están totalmente muertas. Esto molesta aún más cuando no se cuenta con el espacio suficiente en los depósitos.
Las principales razones que se le dan al encargado del inventario es que ya se ha pagado, que se puede utilizar algún día o se puede vender algún día. Quienes toman la decisión de eliminar inventario muerto no lo hacen porque esto afecta los balances y disminuir esos recursos no es buena idea si se quieren obtener préstamos.
Todo lo que aparezca en el inventario tiene valor contable, y los bancos prestan sobre los libros de inventario. Entonces cuáles son los argumentos a favor de salir del inventario muerto:
• Recuperación de espacio: Las obras complementarias en una construcción normalmente son colocadas en espacios que posteriormente tienen que utilizarse, es por ello que no se puede construir depósitos exagerados, y mucho menos pagar alquileres en depósitos externos.
• Obstáculo para la ejecución: El inventario obsoleto no sólo ocupa una gran cantidad de espacio, sino que también puede convertirse en obstáculo para los trabajadores de la construcción. Una movilización repetida de inventario obsoleto perjudica el rendimiento del personal.
• Reducción de costos de mantener inventario: La promotora o la constructora tiene costos de mantenimiento del inventario en depósitos, tiene gastos operativos, de servicios, de personal de seguridad, etc. Estos costos a medida que la obra llega a su fin deben ser reducidos o eliminados.
¿Cuáles son los métodos de eliminación de inventarios muertos?
Existen varias formas de deshacerse de las existencias muertas:
• Vender a precio de costo.
• Elevar las comisiones del personal de ventas.
• Descuentos.
• Devolver al proveedor en caso de aceptarlo o tenerlo pautado con anterioridad.
• Donaciones.
• Desincorporarlas.
• Subastarlas.
• Dar como parte de pago a terceros.
Localización física y control de Inventarios en Construcción.
Si no se puede controlar la localización de insumos desde el punto de vista físico, como de mantenimiento de registros, la precisión del inventario se verá afectada. Es por ello que debemos:
Tener un sistema de localización de insumos en la construcción desglosado por depósitos.
Hacer una trazabilidad del insumo desde el sistema:
Solicitud de procura.
Orden de Procura.
Recepción del insumo.
Lugar de almacenamiento del insumo.
Entrega a obra del insumo.
Hacer revisiones periódicas sobre caducidad y calidad del insumo.
En cuanto a la localización física de la procura, es importante seguir estos pasos:
Analizar la planificación de la ejecución de un proyecto y detectar el pico de actividades.
Una vez conociendo esto, estimar la cantidad de materiales que deben estar presentes y sus características de almacenaje.
Con estos datos cuantificar las áreas para realizar una delimitación en la obra de los depósitos que se requieran.
Realizar un desglose de las características de almacenamiento de cada insumo o equipo para tomar en cuenta en las obras provisionales.
Conclusión
El correcto manejo del inventario no solo es en beneficio de la obra, sino también a nivel contable. La Gerencia de Construcción debe aplicar todas estas recomendaciones mínimas para poder llevar un correcto control y suministro de los insumos que requiera la construcción.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
