La gestión de procura en construcción, algunas preguntas y respuestas

Hablemos que es Procura en la Construcción, esta palabra encierra varios aspectos importantes para el correcto desarrollo de una obra, y su cúmulo de procesos se le denomina Gestión de Procura del Proyecto, en el PMBok la denominan Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, si bien es cierto que los procesos son semejantes, entre la Gerencia de Proyectos y la Gerencia de Construcción existen salvedades que solo aplican para este sector.

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¿Que es la Gestión de Procura del Proyecto?

Empecemos definiendo la Gestión de Procura del Proyecto como los procesos requeridos para adquirir un bien o servicio desde fuera de la Organización alineado con el objetivo del Proyecto con la cantidad, el tiempo y la calidad requerida entregada en el sitio de la construcción.

En el caso de la Construcción existen múltiples perspectivas de la relación comprador – vendedor ya que existen diferentes niveles durante el desarrollo de la obra, ya que pueden interactuar el Propietario o Patrocinante de la obra, el Gerente de Construcción y el Contratista General si está incluido dentro de su contrato la compra de materiales o equipos. Dependiendo de la perspectiva los intereses cambian.

Para la perspectiva del vendedor este también cambia de rol durante el proceso de procura, en un principio es un licitador, después es la fuente seleccionada y por último como proveedor o vendedor contratado.

Para poder ejercer la Gestión de Procura se requieren de procesos de planificación, adjudicación, control y cierre administrativo, los cuales interactúan entre sí para como único resultado que la obra tenga el material o servicio para su avance. Estos procesos están muy bien descritos en el PMBok así como su extensión dedicada exclusivamente a la Construcción publicada por el PMI.

Ahora conversaremos sobre puntos importantes a tener en cuenta con la Procura en la Construcción y que te serán de utilidad a la hora de ejercer, por ejemplo:

¿Cómo controlamos la relación de cantidades estimadas y las compradas?

Cuando se colocan los pedidos de algunos materiales, es probable que se requieran más de lo estimado, esto debido a múltiples factores como el almacenamiento indebido, procedimientos negligentes de manejo, inseguridad en la obra y los factores de desperdicio de contratistas con poca habilidad o experiencia hacen que las cantidades aumenten.

Para resarcir un poco este margen de diferencia, el Gerente del Proyecto debe asegurarse de corregir estos factores, en el caso de inseguridad, almacenamiento y manejo del material un factor importante es colocar la procura con el tiempo adecuado para evitar que pase largos lapsos en un almacén, si es posible llevarlo unos días antes si el mismo no requiere de actividades de preparación.

En el caso de los contratistas, muchas veces el precio ahorrado en contratar a empresas de poca habilidad o especialización o muy nuevas en el negocio, se paga en desperdicio de material, el Gerente del Proyecto debe equilibrar este aspecto en el caso de que sea el Propietario el que suministre el material.

Si el material va a ser usado en largos períodos de la obra y no tenemos seguridad en la cantidad, podemos hacer varias órdenes de compra con cantidades aproximadas, según sea requerido por el encargado de obra, en esta orden de compra se puede agregar una cláusula para cerrar y mantener el precio, también se puede negociar con el proveedor para que despache de acuerdo a lo solicite la obra.

¿El precio es la única consideración al realizar una Procura?

La responsabilidad del Gerente del Proyecto no solo incluye obtener precios competitivos, sino la capacidad de entregarlos en el lugar de la obra cuando estos sean requeridos, para ello es importante llevar un control mediante una lista de los materiales y equipos requeridos con la fecha de entrega de acuerdo a la planificación y hacer de la integración.

Otro factor de importancia y que variará el precio es la calidad del material, podemos hacer ciertas excepciones en calidad con materiales para la obra, pero en lo que refiere a equipos y con ciertos materiales que nos den mejor rendimiento y menor desperdicio no, siempre saldrá mejor la calidad aunque el precio sea mayor.

¿La procura de un material o equipo puede obligar la compra inmediata de otro?

Debemos tener en cuenta que pueden haber materiales o equipos que requieren de otro para su instalación en obra, es por ello que se debe ser minucioso para evitar que se nos olvide algún componente y no se pueda llevar a cabo la instalación y en consecuencia el retraso en la construcción.

Hay especificaciones que el Proyecto no nos puede dar, por ejemplo un equipo que se compró según las especificaciones del Proyectista pero de una marca diferente a la sugerida, entonces lo más seguro es que se requiera de los planos de instalación para saber la ubicación de bases, o soportes, vigas de refuerzo, etc. Dependiendo de esto se va a necesitar la procura de otros materiales que deben estar listos e instalados en obra para poder recibir e instalar el equipo.

¿Qué pasa si carezco de especificaciones completas por parte de los Proyectistas?

Una compra inteligente se basa en el conocimiento lo más completo posible de lo que va a adquirirse. En vez de apresurarse a comprar un material o un equipo, consejo dedicarle tiempo a la investigación de lo que se necesita exactamente, no solo respecto al producto en cuestión, sino a otros conexos. Examine las pocas especificaciones que tiene, vea los planos y establezca criterios, en caso de no contar con el Proyectista haga que el Propietario acepte sus escogencias.

¿Qué materiales debo poner en prioridad con respecto a otros?

Reconozca los materiales de entrega lenta y concéntrate en ellos, muchas veces dichos materiales requieren el envío de especificaciones y planos, negociaciones largas, fabricación en otros países o logística de transporte, son estas procuras las claves de una buena gestión, se deben establecer parámetros de calidad de información y comunicación.

¿Es importante establecer canales de comunicación en la Gestión de Procura?

Es de suma importancia que se establezcan comunicaciones claras con los proveedores, de nada funciona que varias personas trabajen negociando un mismo material o equipo, por cuanto pueden existir distorsiones, toma de decisiones no concluyentes y a la larga se puede perder todo el proceso, la persona asignada debe tener plena comunicación con todas las partes y ser el único canal.

¿Qué hago cuando las propuestas que consigo no se ajustan al presupuesto estimado?

Son decisiones difíciles cuando el costo de una Procura ha sido subestimada por una u otra razón, entonces cuando entre tres y cinco proveedores dan precios muy por encima del estimado, debemos tomar la decisión de actualizar el presupuesto, obtener las aprobaciones necesarias para ello y proceder a la compra, muchas veces postergamos esto pensado que podemos encontrar un proveedor que se ajuste al estimado, pero con ello lo que se pierde es tiempo.

Estas son algunas de las situaciones o preguntas que se nos pueden presentar durante la Gestión de Procura en la Construcción, mi principal recomendación es documentar de manera suficiente los procesos de procura y tener a mano el Proyecto así como una comunicación efectiva con el Gerente del Proyecto, estas son las claves para que fluya la Gestión y por ende la Construcción.

Conclusión

¿Qué es Procura?

La Procura es el proceso mediante el cual se deben adquirir materiales, equipos o inclusive servicios en la construcción en el momento adecuado y con las calidades especificadas.

El área de Procura en construcción normalmente la realiza una Dirección o gerencia y que está perfectamente engradanda con Proyectos y con la Ejecución.

El proceso de procura es responsabilidad de todo el equipo, desde proyectos que da la especificaciones hasta ejecución que indica el momento.

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