Takt Plan en Scrum para la Construcción

Me encanta cuando existen nuevas herramientas que se adaptan a las mejores prácticas para el sector y las podemos aplicar con metodologías ágiles, el Takt Plan en Scrum para la Construcción es una de ellas.

El Takt Plan no solo es una herramienta de planificación, es más que eso, es una herramienta de estrategia. Veamos primero como es su funcionamiento:

¿Qué es el Takt Plan?

La planificación Takt es una metodología de construcción Lean que se centra en crear un flujo de trabajo estable y continuo dividiendo un proyecto en zonas y asignando tareas con plazos específicos, garantizando una carga de trabajo equilibrada para todos los equipos. Este enfoque ayuda a minimizar el desperdicio, mejorar la eficiencia y mantener un cronograma predecible.

La palabra Takt proviene del alemán y significa ritmo, también se le asocia a la palabra Taktzeit, que se traduce como intervalo o tiempo de ciclo, y se usaba para ayudar a mantener el tiempo en la música. La palabra «Zeit» significa tiempo, y esa es su mejor calificación. Si vemos todo su propio significado es el ritmo que se debe seguir con el tiempo cuando se ejecuta una actividad.

Este concepto encierra en sí uno de los elementos claves del agilismo y es así como el takt plan en Scrum para la construcción nos permite organizar un ritmo de trabajo dentro de ciclo, o sprint.

Esta herramienta se empezo a utilizar en Toyota, como parte del Sistema de Producción Total (TPS) y se enfoca en la mejora de la productividad. Muchas décadas después es que venimos a aplicarlo en el sector construcción.

Relacionados:

Conceptos aplicados dentro de el Takt Plan en Scrum para la Construcción:

Tiempo: El tiempo en takt es el período en el que la actividad o conjunto de ellas deben estar listas. Es como el pulso del lugar de trabajo.Un takt puede tener varias duraciones, lo importante es que siempre se aplique la misma y sea constante para todas las actividades. Por ejemplo, podemos tener tiempos de una semana, media semana o un día.
Zonas: Son espacios de trabajo donde las actividades a ejecutar en dificultad y carga de trabajo son iguales.
Paquete de trabajo: Son el conjunto de actividades que se ejecutan por el grupo de trabajo, es decir cada cúmulo de labores a realizar por un equipo. Estas deben ser equivalentes en esfuerzo y duración. Un paquete de trabajo debe corresponder a una zona y a un lapso de tiempo.
Secuencia de trabajo: Se conoce como tren, y es el proceso de construcción del paquete de trabajo que se aplica en cada zona.

¿Cómo es la secuencia de un Takt Plan en Scrum para la Construcción?

Ya conocemos los conceptos, veamos cómo se realiza la secuencia para elaborar el plan:

El desarrollo inmobiliario se divide en zonas de construcción.
Los Sprint se encuentran divididos en Historias de Usuario, a su vez estas las tenemos que dividir en paquetes de trabajo.
Los paquetes de trabajo se organizan en secuencias para cubrir todas las zonas.
Se le colocan los tiempos de ejecución a cada paquete de trabajo y se programa el tiempo de ejecución.
Se verifica la calidad de la construcción como último paso.

¿Qué debemos tomar en cuenta para su correcta aplicación?

Para llevar a cabo una correcta elaboración del Takt Plan para Scrum en la Construcción debemos tomar en cuenta estos puntos:

Los paquetes de trabajo siempre toman la misma cantidad de tiempo con los mismos recursos.
Los paquetes de trabajo de los diferentes frentes deben ser equivalentes en esfuerzo y tiempo.Esto significa que hay buffers de diferentes tamaños incluidos en los paquetes de trabajo. Un ritmo constante garantiza un mejor flujo de construcción y ayuda a los equipos a hacer más cosas.
El trabajo se planifica con todos los involucrados con antelación, de manera de poder escalarlos a semejanza con las otras etapas o fases de la construcción.
Toda la construcción necesita avanzar al mismo ritmo.El siguiente paquete de trabajo sólo puede iniciarse después de que se haya finalizado todo el trabajo del paquete de trabajo anterior.
Los buffers de tiempo se conocen al final de cada paquete de trabajo. Esto trae como ventaja el poder deshacernos de los excesos y solo dejar los que realmente nos interesan.
Con esta forma de planificar los retrasos son al principio de la ejecución y no al final como en los métodos tradicionales. Con el takt time aprenderá rápidamente y podrá optimizar su plan ya en el lugar de trabajo.
Las comunicaciones y la transparencia son el núcleo de esto . El esfuerzo de todos afecta el resultado final y si eres capaz de mantener el ritmo o no. Por eso es importante que todos tengan acceso al cronograma y su progreso. También necesitan comprender (y aceptar) el plan.
Para todo lo anterior es imprescindible conocer a cabalidad el proyecto a construir. Debe ser a detalle, Se deben identificar las zonas de manera gráfica para que visualmente sean comprendidas por todos.

¿Cuáles son los beneficios de aplicar Takt Plan para Scrum en la Construcción?

Los beneficios son para todas las partes, un claro procesos sistematizado nos otorga mejores tiempos de desempeño, economía por la mejor utilización de recursos y mayor calidad proque las actividades se desarrollan en los tiempos adecuados.

Veamos los beneficios que da a los Desarrolladores Inmobiliarios:

Cuando todos saben lo que deben hacer, su tiempo se utiliza para un trabajo productivo y las tareas se realizan correctamente en el primer intento. Lo que conlleva a un 70% de reducción de tiempo.
La correcta estructuración de las zonas confiere experiencia de planificación para todos. Una vez que el conocimiento necesario para la planificación está documentado y estandarizado, está a disposición del equipo, colocando al alcance de todos la información.
Deshágase de los buffers innecesarios. Con la construcción tradicional es necesario añadir mucho tiempo extra al cronograma para garantizar que los errores u obstáculos no lo interrumpan. Cuando no se tienen datos que le indiquen al planificador cuánto requieren realmente las diferentes fases de trabajo, no saben qué tamaño de reserva se necesita. Por eso tendemos a añadir buffers más grandes, por si acaso.

Los Contratistas Generales o Subcontratistas:

Mejora el rendimiento en la ejecución de las actividades. Esta herramienta permite conocer con antelación la falta de materiales, la cantidad de personal y herramientas que se requieren para completar la tarea. La producción Takt garantiza que aprendamos de las diferentes fases del trabajo, que seamos capaces de crear planes realistas que se mantengan.
Da mejores tiempos de ejecución y respuesta, lo que permite avanzar más rápido, pudiendo ejecutar más trabajos en un año con respecto al anterior con los mismos recursos.
Compartir el conocimiento de los trabajadores más experimentados, lo que implica no solo una mejora continua del equipo, sino que pone a la par a todos con el conocimiento de esta herramienta de planificación y seguimiento..
Ya no es necesario que resuelvas todo al final. Los problemas surgen inmediatamente y se resuelven a lo largo del proyecto. Cuando se detecta un obstáculo o un error desde el principio, no se repetirá en las siguientes zonas.

El Scrum Team:

Obtenga una mejor visibilidad del trabajo y mejores condiciones para una buena gestión. Cuando la construcción avanza al mismo ritmo y se realiza un seguimiento continuo de su progreso, es más fácil predecir y gestionar el trabajo.
Pone en la superficie los errores y obstáculos de manera rápida y temprana lo que mejora el flujo de trabajo.
Todo el proceso está plasmado de una manera sencilla, las actividades no dependen de la memoria de la dirección de obra.

Los trabajadores:

Resolución de problemas al instante en fases tempranas de la construcción.
Los paquetes de trabajo son más equilibrados, no se trata de trabajar más duro, se trata de avanzar todos al mismo ritmo con el mismo esfuerzo en cada frente. Un cronograma de tareas bien planificado significa que los trabajadores tienen más tiempo para concentrarse en el trabajo real.
La experiencia y el conocimiento reciben el respeto que merecen. El Takt Plan para Scrum en la construcción se basa en una buena planificación y en informar de los obstáculos y cambios tan pronto como se encuentran.
Aquí la experiencia de los trabajadores es la clave del éxito.

¿Cuáles son las principales diferencias entre la planificación tradicional y el Takt Plan para Scrum en la Construcción?

Sin duda es para el agilismo, el TakT Plan, no es una herramienta para estimar tiempos nada más, es una herramienta de estrategia. Tiene que ver más el que tan bien logras segmentar en ciclos iterativos el trabajo en una construcción.

Métodos tradicionales pueden hacerse solo conociendo las actividades a realizar con sus cantidades. Un planificador experimentado sin conocer prácticamente muchos detalles del proyecto puede armar un plan de trabajo, colocar algunos buffer y entregar la planificación de una construcción.

No eres capaz de ver en ese momento todos los cuellos de botella que puedan presentarse, tampoco eres eficiente en el manejo de las cuadrillas, siempre se presentan momentos en los cuales ameritas más esfuerzo para poder completar y cumplir los tiempos.

Takt Plan te obliga a conocer el proyecto a cabalidad. Te exige que los zonifiques de manera estratégica para poder ejecutar la tareas, y te da la necesidad de que cada equipo de trabajo avance bajo los mismos lapsos de tiempo.

Tienes que saber los recursos que necesitas, la cantidad de material y herramientas. Puedes corregir desde el día uno, ineficiencias en los procesos, lo que te da una ventaja al final de la obra.

Conclusión

Takt Plan para Scrum en la Construcción es una herramienta poderosa de estrategia y planificación. Sin duda parte del agilismo que requiere el sector para mejorar.

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.