Una vez iniciada la construcción, otorgados los subcontratos y comprados los materiales necesarios, el Gerente de Proyectos necesitará un sistema para controlar que los costos Presupuestados o Estimados se mantengan por debajo o por lo menos iguales, para ello existen software que realizan ese seguimiento, sin embargo ello requiere de una data o input la cual debe ser tomada de tres fuentes dependiendo sea el caso o tipo de contratación, estas tres fuentes son:
- Informe de avance de obra de campo.
- Informe de avance de procura.
- Informe de avance de Subcontratistas.
Informe de avance de obra en campo
El Informe de Avance de Obra de Campo se compone con información relativa a la ejecución semanal de cada actividad, la cual enumero a continuación:
- Los costos reales del trabajo realizado por Subcontratista.
- Comparación de costos reales con los costos estimados o presupuesto.
- Cantidades reales ejecutadas versus cantidades estimadas ejecutadas por semana.
- Porcentaje de avance.
- Establecer un criterio para calcular los costos de terminar el proyecto semanal.
Este Informe tiene una gran ventaja y es que es uno de los medios más eficaces para crear una base de datos y vigilar los costos de las actividades de los Subcontratistas. Para llevarlo con más rigurosidad, se puede codificar cada actividad de forma contable. Todo este seguimiento del informe se convierte en un Activo de los Procesos de la Empresa para su departamento de costos o estimaciones.
La otra función del informe consiste en poner en manos del Gerente de Proyectos una medida de costos semanales reales ejecutados hasta el momento. Gracias a ello podrán proyectar el costo total de cada trabajo faltante. El informe permite vigilar los costos a medida que se ejecutan en vez de esperar hasta que se termine una actividad para determinar si cumplió o no con las metas de los estimados, brinda la oportunidad de corregir y modificar a tiempo.
Otro aspecto importante es que el Gerente de Proyecto puede ver grandes desviaciones entre el avance de obra y el gasto en materiales, por ejemplo el concreto, si se factura una cantidad muy distinta a las estimaciones o a lo ejecutado en obra, puede detectar robos o desperdicios en el uso del mismo.
Relacionados:
- Construcción contrato tipo “costo de obra + honorarios”
- Construcción contrato costo + honorarios con precio máximo
- Hablemos de las fianzas en construcción
Informe de avance de procura
Este informe complementa al de avance de obra, contiene la compra de materiales y los gastos hechos hasta la fecha, así como los costos adicionales de adquisición del resto de material en particular para terminar una actividad. También contiene el precio real pagado por cada material comparándolo con el costo estimado.
Pueden presentarse problemas con la codificación contable de cada material para así asignarlo a la actividad en la cual se utilizó, para ello se debe estimar por lo menos una parte y asignarla a la actividad correspondiente, esto puede suceder en la madera para el encofrado, la cual se usa varias veces en diferentes ubicaciones.
Informe de avance de los subcontratistas
El tercer informe indispensable para terminar la proyección de costos es el avance de los subcontratistas. Contendrá una lista de los trabajos subcontratados designados por especialidad, así como las estimaciones presupuestarias correspondientes. Al otorgar los subcontratos se anota su importe al lado de la cifra presupuestada y la diferencia entre ambos expresa la ganancia o pérdida. Al final del informe habrá un espacio donde apuntar el monto total de los trabajos subcontratados, así como un total de los contratos concedidos hasta la fecha. Puede usarse una tercera columna para indicar el efecto de todos los contratos expedidos hasta el momento, junto con la ganancia o pérdida neta y el impacto monetario de estas desviaciones.
Este informe suele presentarse mensualmente a diferencia de los otros dos, su información completa también sirve para ubicar que contratos de obra falta por asignar y así comparar con la planificación de manera de saber los tiempos de inicio de los procesos licitatorios.
El informe ejecutivo del gerente de proyecto
Con toda la información recabada se requiere tamizarla y elaborar una buena sinopsis de la proyección de costos. Un informe para los ejecutivos, socios, patrocinadores o propietarios del Proyecto, donde indique la rentabilidad prevista frente a la utilidad estimada la cual solo debería tener tres renglones:
- Monto contratado.
- Costo Estimado.
- Utilidad Proyectada.
Aunque con la sinopsis se pretende llegar al fondo del asunto, quizás sean demasiado concisas para algunos de los altos ejecutivos. Si se solicita más información pueden revisarse las hojas de trabajo que muestran cómo se calculó la proyección de utilidades.
En este informe se puede incluir las aprobaciones de cambios o adiciones que modificarán el presupuesto estimado para que sean aprobados y estén incluidos en los montos reales ejecutados.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
