En la gestión de proyectos de construcción, la eficiencia en las reuniones es crucial para el avance del trabajo. El «Parking lot.» es una herramienta de Comunicación Visual Lean que se utiliza para capturar temas, ideas o preguntas que surgen durante una reunión pero que no están directamente relacionados con la agenda actual o que requieren una discusión más profunda en otro momento. Al utilizar un «Parking lot.», se evita que la reunión se desvíe de su objetivo, se respeta el tiempo de todos los participantes y se asegura que los temas importantes se aborden en el momento adecuado. Como arquitecto con experiencia en Lean Construction y metodologías Agile, he encontrado que el «Parking lot.» es una técnica invaluable para mantener las reuniones enfocadas y productivas.
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¿Por qué es importante el uso del «Parking lot» en reuniones de construcción?
El uso del «Parking lot.» en reuniones de construcción es importante por varias razones. Permite mantener el enfoque de la reunión en los temas principales de la agenda, evitando que se pierda tiempo valioso en discusiones secundarias. Asegura que los temas importantes que surgen pero que no son relevantes para el momento actual no se olviden, sino que se aborden posteriormente. Fomenta la participación de todos los miembros del equipo, ya que saben que sus ideas y preguntas serán consideradas, aunque no inmediatamente. Además, ayuda a gestionar el tiempo de la reunión de manera efectiva, permitiendo que se cubran todos los puntos importantes dentro del plazo previsto.
¿Qué tipo de temas son apropiados?
Diversos temas pueden ser apropiados para el «Parking lot.» en reuniones de construcción. Estos pueden incluir ideas para mejoras que no están directamente relacionadas con el tema actual, preguntas que requieren investigación adicional antes de poder ser respondidas, problemas que necesitan una discusión más detallada con un subgrupo específico del equipo, o cualquier otro tema que, aunque importante, podría desviar la atención del objetivo principal de la reunión. Por ejemplo, durante una reunión de planificación semanal del Last Planner System, si surge una discusión sobre un posible cambio en la especificación de un material, este tema podría colocarse en el «Parking lot.» para ser discutido con el equipo de diseño en una reunión posterior.
¿Cómo se gestiona eficazmente durante y después de una reunión?
Para gestionar eficazmente un «Parking lot.», se debe designar un espacio físico visible para todos los participantes, como una sección de una pizarra o un rotafolio. Cuando surge un tema que no está directamente relacionado con la agenda, el facilitador de la reunión debe reconocer el punto y preguntar si puede colocarse en el «Parking lot.» para ser abordado más tarde. El tema debe anotarse de forma concisa en el «Parking lot.» junto con el nombre de la persona que lo planteó. Después de la reunión, el facilitador o la persona designada debe revisar los temas del «Parking lot.» y determinar las acciones necesarias para abordarlos, ya sea programando una reunión de seguimiento, asignando la tarea a un miembro del equipo o simplemente proporcionando una respuesta por correo electrónico. Es importante realizar un seguimiento de los temas del «Parking lot.» para demostrar que se valoran las contribuciones de todos.
¿Cómo se aplica el «Parking lot» en diferentes contextos de la construcción?
El «Parking lot.» se puede aplicar en diversos contextos dentro de un proyecto de construcción. En las reuniones diarias de Scrum o del Last Planner System, se utiliza para no desviar el enfoque de la revisión del progreso diario y los impedimentos. En las reuniones de planificación de fase, se puede utilizar para capturar ideas o problemas que no son críticos para la planificación inmediata pero que deben abordarse en el futuro. Incluso en las reuniones con el cliente, el «Parking lot.» puede ser útil para registrar preguntas o solicitudes que requieren una respuesta posterior por parte del equipo del proyecto. En la construcción del centro comercial, durante una reunión para revisar el avance de la instalación eléctrica, si surge una pregunta sobre los acabados de los pisos, esta se colocaría en el «Parking lot.» para ser discutida en la reunión específica de acabados.
¿Cuáles son los beneficios de utilizarlo en la gestión de proyectos de construcción?
Utilizar un «Parking lot.» en la gestión de proyectos de construcción ofrece varios beneficios. Mejora la eficiencia de las reuniones al mantener el enfoque en la agenda principal. Asegura que ningún tema importante se olvide y que se le dé el seguimiento adecuado. Fomenta la participación de todos los miembros del equipo al validar sus contribuciones. Ayuda a gestionar el tiempo de las reuniones de manera más efectiva. Promueve una cultura de respeto por el tiempo de los demás y de la productividad en las reuniones.
Citas Bibliográficas:
- Schwaber, K., & Sutherland, J. (2020). The Scrum Guide. [Enlace a la última versión de la Scrum Guide]
- Liker, J. K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer. McGraw-Hill. [Enlace a la página del libro o un resumen]
- Ballard, G., & Howell, G. (2003). Lean Project Delivery System. Lean Construction Institute. [Enlace a la página del LCI o un documento relacionado]
Enlace Web Externo:
https://www.atlassian.com/blog/teamwork/how-to-run-effective-meetings-with-a-parking-lot
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
