La Procura y Last Planner System

¿Alguna vez te has preguntado por qué tantos proyectos de construcción enfrentan retrasos y sobrecostos, a pesar de una planificación inicial detallada? La respuesta a menudo reside en la desconexión entre la planificación general y la gestión diaria de los recursos y materiales. Este artículo explora cómo la integración de La Procura y Last Planner System (LPS), bajo el paraguas de la filosofía Lean Construction, puede transformar la ejecución de tus proyectos, asegurando un flujo de trabajo más predecible y eficiente. Aquí desglosaremos los conceptos teóricos y los ilustraremos con ejemplos prácticos para que puedas aplicar estas soluciones innovadoras.

Recomendado:

1. Last Planner System (LPS)
2. Procura con Just in Time en Lean Construction
3. Lean Agile Procurement (Procura Ágil)

¿Qué es Lean Construction y por qué es relevante para la Procura y el LPS?

Lean Construction es más que una metodología; es una filosofía de gestión de la producción aplicada a la construcción. Su objetivo principal es maximizar el valor para el cliente mientras se minimiza el desperdicio. Esto se logra fomentando relaciones sólidas, compartiendo conocimiento y estableciendo objetivos comunes entre todos los involucrados en el proyecto. Los principios Lean, como el respeto por las personas, la optimización del conjunto, la eliminación del desperdicio, el enfoque en el flujo, la generación de valor y la mejora continua, guían cada decisión, desde el diseño hasta la entrega final.

Por ejemplo, la optimización del conjunto nos impulsa a considerar cómo una decisión de procura afecta no solo el costo inmediato, sino también las fases posteriores de la obra. De manera similar, la eliminación del desperdicio ataca directamente las ineficiencias comunes en la procura, como el exceso de inventario, los tiempos de espera por materiales o los defectos derivados de una baja calidad.

¿En qué consiste el Last Planner System (LPS)?

Dentro del marco Lean, el Last Planner System (LPS) emerge como un sistema de planificación y control de la producción altamente colaborativo. Su poder radica en involucrar directamente a los «últimos planificadores», aquellos que supervisan el trabajo en el frente (capataces, jefes de equipo). El objetivo principal del LPS es crear un flujo de trabajo predecible y aumentar la fiabilidad de los compromisos adquiridos.

El LPS se estructura en torno a cinco conversaciones o fases clave:

1. Planificación Maestra (Should): Define qué se debe hacer (hitos principales).
2. Planificación de Fases (Pull Planning – Can): Determina qué se puede hacer, descomponiendo hitos y planificando colaborativamente.
3. Planificación Preparatoria / Anticipada (Look-Ahead Planning – Can): Asegura que el trabajo esté listo para hacerse, eliminando restricciones en un horizonte de semanas.
4. Planificación de Compromisos Semanales (Will): Establece qué se hará la próxima semana.
5. Aprendizaje (Did & Learn): Reflexiona sobre lo que se hizo y lo que se aprendió de las desviaciones.

Este enfoque colaborativo y progresivo permite una planificación más realista y un control más efectivo del proyecto.

¿Por qué es crucial la Gestión de la Procura en los Proyectos de Construcción?

La gestión de la procura o adquisiciones es un pilar en cualquier proyecto de construcción. Abarca todos los procesos necesarios para adquirir los bienes, servicios y trabajos requeridos. Su impacto es directo y significativo en los costos, los plazos y la calidad final de la obra. Una procura eficiente puede generar ahorros sustanciales mediante la selección estratégica de proveedores, negociaciones efectivas y la minimización del desperdicio. Por el contrario, una mala gestión deriva en sobrecostos, retrasos por falta de materiales y problemas de calidad.

Cumplir con los plazos depende críticamente de la entrega oportuna de materiales y equipos. Los retrasos en la procura generan un efecto dominó, paralizando actividades subsecuentes y afectando la fecha de entrega. Igualmente, la calidad del proyecto está ligada a la selección de proveedores confiables y materiales adecuados. Optar por lo más barato sin considerar la calidad puede comprometer el valor final entregado al cliente y generar retrabajos, un desperdicio clave según Lean. Además, una procura bien gestionada ayuda a mitigar riesgos relacionados con proveedores y logística.

¿Cómo se relaciona la Procura con la Fase de Diseño?

La conexión entre procura y diseño es fundamental y bidireccional. Por un lado, las especificaciones de arquitectura e ingeniería definidas en el diseño dictan qué materiales, equipos y servicios se necesitan. Documentos de diseño claros y completos son esenciales para que el equipo de procura actúe con precisión.

Por otro lado, factores de procura como la disponibilidad, el costo y los plazos de entrega de ciertos materiales o sistemas pueden y deben influir en las decisiones de diseño. La participación temprana del contratista (ECI) o del equipo de procura en la fase de diseño aporta información valiosa sobre el mercado, alternativas constructivas y plazos de componentes críticos. Este enfoque colaborativo permite identificar soluciones más eficientes y rentables, alineándose con los principios Lean de optimizar el conjunto y eliminar el desperdicio. Estrategias contractuales como Diseño-Construcción (Design-Build) facilitan esta integración temprana, a diferencia del modelo tradicional Diseño-Licitación-Construcción.

¿Cómo integrar la Procura en cada fase del Last Planner System?

La verdadera eficiencia surge cuando la gestión de la procura se integra activamente en las cinco conversaciones del Last Planner System. Veamos cómo:

La Procura y Last Planner System en la Planificación Maestra (Should)

En esta fase inicial, donde se definen los hitos principales, la procura juega un rol estratégico. Su tarea es identificar tempranamente aquellos elementos con largos plazos de entrega (Long Lead Items), como estructuras metálicas especiales, fachadas complejas o equipos electromecánicos principales. Establecer un cronograma preliminar de procura para estos ítems críticos es vital para evitar futuros cuellos de botella y asegurar la viabilidad del plan maestro. Ignorar estos plazos puede invalidar todo el cronograma.

La Procura y Last Planner System en la Planificación de Fases (Pull Planning – Should & Can)

Aquí, los hitos se desglosan en tareas detalladas usando planificación «pull» (halar desde el final). La procura debe definir los requerimientos específicos de materiales y equipos para cada fase, basándose en la demanda real del cronograma. Durante las sesiones de Pull Planning, se identifican las restricciones relacionadas con la procura: ¿Está disponible el material X? ¿El proveedor Y puede cumplir con la fecha Z? Esto asegura que las acciones de procura se alineen con las necesidades reales, evitando compras prematuras o innecesarias (desperdicio).

La Procura y Last Planner System en la Planificación Anticipada (Look-Ahead – Can)

Con una visión de 4-6 semanas (Make-Ready Planning), el equipo se enfoca en eliminar proactivamente las restricciones identificadas para que las tareas estén listas («Can»). La procura verifica el estado de los pedidos, confirma fechas de entrega con proveedores y resuelve cualquier obstáculo (ej. falta de aprobación de planos de taller para fabricación). Un registro de restricciones es clave para rastrear estos ítems, asignar responsables y fechas de cumplimiento. Aquí se asegura la disponibilidad de recursos.

La Procura y Last Planner System en la Planificación de Compromisos Semanales (Will)

En esta fase, los últimos planificadores se comprometen a realizar tareas específicas la semana siguiente («Will»). La función crítica de la procura es garantizar que todos los materiales, equipos y recursos humanos necesarios para esas tareas comprometidas estén físicamente en la obra o su entrega esté confirmada y asegurada para el momento justo (Just-in-Time). Las reuniones diarias (Daily Huddles) ayudan a monitorear y resolver problemas de procura de último minuto. Sin garantía de recursos, los compromisos no son fiables.

La Procura y Last Planner System en el Aprendizaje (Did & Learn)

Semanalmente, el equipo analiza el Porcentaje de Plan Cumplido (PPC) y las causas de las desviaciones. Es fundamental evaluar si fallos en la procura (entregas tardías, materiales incorrectos, baja calidad) contribuyeron a los incumplimientos. Estas lecciones aprendidas se documentan y utilizan para mejorar los procesos y estrategias de procura futuras. Este ciclo de mejora continua (Kaizen) es esencial en la filosofía Lean.

Ejemplo Práctico: La Procura y Last Planner System en la Construcción de un Centro Comercial

Imaginemos la construcción de un nuevo centro comercial (mall), específicamente la instalación del sistema HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado), un sistema complejo y crítico para el cronograma.

1. Fase de Diseño: Se definen las especificaciones técnicas (unidades, capacidades, conductos). El equipo de procura, idealmente con participación temprana del contratista HVAC (ECI), identifica las unidades manejadoras de aire (UMAs) principales como elementos de largo plazo de entrega (ej., 12-16 semanas). Se inicia la precalificación de proveedores.
2. Planificación Maestra (Should): El plazo de 16 semanas se incorpora al plan general. La fecha de pedido de las UMAs condiciona el inicio de la instalación del techo y otros acabados. Se establece un hito: «UMAs ordenadas».
3. Planificación de Fases (Pull Planning – Can): Para la fase «Instalaciones MEP», se planifica «hacia atrás» la instalación de conductos. La procura confirma con el proveedor la fecha de entrega de los conductos (ej., 4 semanas de plazo). Se identifica como restricción la necesidad de planos de taller aprobados antes de la fabricación.
4. Planificación Anticipada (Look-Ahead – Can): 4 semanas antes del inicio planificado de instalación de conductos, la procura verifica: pedido realizado, planos aprobados, entrega programada. Si hay un retraso del proveedor, se registra como restricción y se escala para solución.
5. Planificación Semanal (Will): El capataz de HVAC se compromete a instalar 100m de conducto en la zona A. Procura confirma que esos 100m y sus accesorios están en sitio. Si falta algo, se gestiona una entrega urgente o se ajusta el compromiso.
6. Aprendizaje (Did & Learn): Al final de la semana, solo se instalaron 80m porque faltaron codos específicos. Se analiza la causa raíz: ¿Error en el despiece (take-off)? ¿Problema de inventario del proveedor? Se ajusta el proceso de pedido o comunicación para la siguiente semana.

Adicionalmente, la procura coordina entregas «justo a tiempo» para minimizar almacenamiento en obra (desperdicio) y gestiona el impacto de cualquier cambio de diseño en los pedidos y plazos, comunicándolo a través del LPS.

¿Cuáles son los beneficios de esta integración?

Aplicar una gestión de procura integrada con el diseño y el LPS en proyectos como un centro comercial ofrece ventajas tangibles:

• Reducción del desperdicio: Se minimiza el exceso de inventario, el almacenamiento, los daños y la compra de materiales innecesarios o inadecuados.
• Mejora del flujo: Se asegura un suministro de recursos más fiable y continuo, minimizando interrupciones y retrasos en la construcción.
• Mejora de la colaboración: El LPS fomenta la comunicación y resolución conjunta de problemas entre diseño, procura y construcción.
• Mejor control de costos: La planificación estratégica, la reducción de desperdicios y la prevención de retrasos optimizan el presupuesto.
• Mayor predictibilidad: Aumenta la fiabilidad del cronograma y la probabilidad de cumplir los objetivos del proyecto (tiempo, costo, calidad).

Conclusión

La gestión de la procura no puede operar aislada. Su integración estratégica con la fase de diseño y, fundamentalmente, con cada etapa del Last Planner System, es clave para implementar con éxito los principios de Lean Construction. Este enfoque sistémico permite a las empresas del sector construcción pasar de una gestión reactiva a una proactiva, anticipando problemas, eliminando desperdicios y optimizando el uso de recursos. Como hemos visto en el ejemplo del centro comercial, aplicar La Procura y Last Planner System de forma conjunta no solo mejora los resultados del proyecto, sino que impulsa una cultura de mejora continua y eficiencia en toda la organización. Es hora de que más profesionales adopten estas soluciones para innovar en sus obras.

Citas Bibliográficas (Vancouver Style)

1. Lean Construction Institute. Last Planner System® | Lean Construction Institute [Internet]. [Consultado 10 Abr 2025]. Disponible en: https://leanconstruction.org/lean-topics/last-planner-system/
2. Lean Construction Institute. 6 Principles of Lean Construction | LCI – Lean Construction Institute [Internet]. [Consultado 10 Abr 2025]. Disponible en: https://leanconstruction.org/about/lean-tenets/
3. Autodesk Digital Builder. The Construction Procurement Process Explained [Internet]. [Consultado 10 Abr 2025]. Disponible en: https://www.autodesk.com/blogs/construction/procurement/

Enlace Externo Recomendado

Para profundizar en la implementación práctica del Last Planner System, te recomiendo visitar el sitio del Lean Construction Institute:

• Lean Construction Institute – Last Planner System®

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.