Muchas veces nos hacemos esta pregunta, y tiene que ver directamente como conocemos las capacidades de nuestra Empresa y la disponibilidad existente, es normal que lo primero que se piense es que el subcontratista incluye en promedio un 15% de gastos administrativos y un 10% de utilidad, y que saldrá más rentable ejecutarlo con nuestro personal, pero en ciertos casos es una afirmación poco sensata y peligrosa si no se examinan y discuten los hechos.
El Director de Proyectos examinará sus opciones y atendiendo a su criterio se planteará las siguientes preguntas que intervienen en el proceso de toma de decisiones:
¿Actualmente la carga de trabajo que tiene el personal de la Empresa y sus Supervisores permite asignarles nuevas responsabilidades del Proyecto?
Es importante incluir en este punto la carga de los Supervisores, por cuanto muchas veces se toman nuevas actividades y como plan de acción solo se contrata al personal ejecutorio, sobrecargando a los Supervisores y es allí donde empiezan los problemas.
La distancia juega un papel importante en los costos de un Contratista, si la construcción se encuentra lejos de la base de operaciones, ¿La distancia y el tiempo de viaje con sus costos adicionales hacen más rentable recurrir a Subcontratistas?
¿Es posible incorporar el trabajo normalmente realizado por los empleados a un subcontrato que combine otros trabajos, con el fin de ofrecer un “paquete” más grande y captar una cotización más competitiva por ambos?
Por ejemplo, si la compañía compra el material del acabado y acostumbra utilizar a sus albañiles para lo instalen, convendría incorporar la instalación en el trabajo del subcontratista de albañilería, pues el también emplea albañiles y seguramente agradecerá la oportunidad de ampliar su gama de actividades.
Si el trabajo es tal que pueda ocasionar problemas futuros, ¿a la larga costará menos asignarlo a una compañía con más experiencia capaz de asumir la responsabilidad?
Cualquiera de las respuestas de estas preguntas y otras más específicas dependiendo de la magnitud y dificultad de la construcción debe ser tomada en cuenta, si concluimos que es más sensato subcontratar ciertas actividades, debemos tomar precauciones al respecto, muchas veces si no ahondamos con el Subcontratista, este puede estar obviando actividades o situaciones que a lo mejor nosotros damos por sentado, y que seguramente aumentaran los costos.
Es por ello que les comento los siguientes doce puntos a aclarar con el Subcontratista:
¿Están todos los equipos necesarios y suficientes para realizar la actividad?
En ciertas ocasiones el Subcontratista no incluye equipos de elevación para el material porque ve una grúa en la obra, o se da el caso que se requiere iluminación provisional adicional en el sitio de trabajo, o existen otros requerimientos de ventilación, protección de superficies, etc que el Subcontratista da por un hecho que el Contratista General se las va a proporcionar.
En caso de que el Subcontratista incluya suministro de material para su actividad, ¿está incluido un porcentaje de desperdicio? Si no es así inclúyalo en los análisis de precio.
¿El Subcontratista ha revisado los planos y especificaciones más recientes del Proyecto?
Es importante preparar e incluir en el contrato del subcontratista la lista de fechas de revisión y últimas versiones de los planos y especificaciones del Proyecto con la finalidad de que quede asentado que el Subcontratista conoce todos los detalles.
¿Están incluidos los impuestos dentro del contrato del Subcontratista?
Muchos subcontratistas no los incluyen en sus ofertas para bajar el monto, sin embargo después los incluyen en las valuaciones o cobros.
¿Conoce el subcontratista la Planificación de construcción del Proyecto?
Es importante dárselos a conocer para que puedan ver cuándo comenzará su trabajo y el tiempo estipulado para ello, así mismo incluir observaciones en caso de aumentos de salario en el período, inflación y cualquier elemento externo que pueda alterar el precio del Contrato.
¿Se hacen algún tipo de excepciones respecto al trabajo indicado en los planos y especificaciones del Proyecto por parte del Subcontratista?
En muchas ocasiones el Subcontratista basa su oferta suplantando material a suministrar por uno “parecido” al solicitado, pero al avanzar la obra se descubre que el Arquitecto o Ingeniero del Proyecto no los acepta, en caso de existir esta excepción es necesario aclarar antes de contratar al Subcontratista que en caso de rechazo está obligado a proporcionar los productos especificados sin costo adicional. El Gerente de Construcción debe tomar la iniciativa en esto pues muchos subcontratistas no dan a conocer su intención sino después de que se rechaza el producto, entonces dicen que su oferta se basaba en el producto sustituto.
¿Estamos conscientes que todas las actividades conexas con las obras a subcontratar están incluidas en el contrato o van a ser realizadas por un tercero en la construcción?
En muchas ocasiones se subcontrata instalaciones que requieren excavación de zanjas, rellenos, arriñonamientos con concreto, tanquillas, costos conexos que requieren los permisos para servicios, entre otros que no son de la especialidad del Subcontratista, es imprescindible aclarar quién los va a realizar.
¿Están bien establecidos los lapsos de inicio y fin de la garantía de los equipos o instalaciones ejecutadas?
Muchas veces el propietario o la obra requiere que se enciendan o se pongan a funcionar equipos o instalaciones, en ese caso la garantía de dicho elemento cuando empieza a correr su lapso, es importante acotar esto, muchos Subcontratistas con tal de entregar sus obras, no les importa cuando termine la construcción y quieren hacer entrega de sus trabajos y estipulan que la garantía empieza a correr a partir de esta entrega.
¿Está estipulada la limpieza dentro del contrato del Subcontratista?
Mantener limpia una obra es costoso, por ello en los contratos se debe incluir esta cláusula y sus responsabilidades, en caso de una construcción grande, la limpieza es responsabilidad compartida entre los Subcontratistas y el Contratista General, por ejemplo este último dispondrá de contenedores de basura distribuidos en la obra para que los Subcontratistas depositen sus desechos allí. El Gerente de Construcción puede estipular que si un Subcontratista no realiza la limpieza que le corresponde, puede obligar al Contratista General a limpiar y que este le realice el descuento correspondiente del pago.
El Gerente de Construcción debe solicitar al Contratista General la total responsabilidad del pago de los Subcontratistas, esto mediante una renuncia al embargo preventivo con cada valuación presentada, así mismo el cobro final debe estar acompañado de una renuncia final donde se señala que todas las reclamaciones pendientes ya fueron resueltas o retiradas en vista que se reclama el último pago. Así mismo se actuará con Subcontratistas de segundo o tercer nivel.
¿Se maneja un Programa Detallado de Costos de los Contratistas Generales y Subcontratistas en caso de manejar Subcontratistas de Segundo y Tercer Nivel?
Es necesario que el Gerente de Construcción se asegure de que el dinero de los pagos sea distribuido en toda la “cadena alimenticia” de la Construcción, para ello debe solicitar a la Contratista General o cualquier Subcontratista que a su vez subcontrate un Programa Detallado de Costos en donde se incluya todos los subcontratistas y profesionales que tienen contrato y su importe total, se incluirá el nombre del contacto y teléfono de cada uno de los Subcontratistas de primer, segundo y tercer nivel.
Se debe dejar una clausula en el Contrato en donde se establezcan las comunicaciones y quienes son los responsables de ambas partes, de manera de tener una comunicación clara en torno a añadir o eliminar actividades dentro del contrato.
A la final, toda construcción es un aprendizaje continuo, ya sea porque decidimos ejecutar por nuestra cuenta el trabajo o se lo adjudicamos a un tercero, lo bueno y lo malo que sucedió fue un aprendizaje para tomar mejores decisiones a futuro.
Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.
