KPI Índice de Cambios y RFI (Cidx​)

Índice de Cambios y RFI (Cidx​): Este indicador se compone por dos elementos importantes dentro de la ejecución de una construcción, el primero es la Solicitudes de Cambio, en inglés se conoce como Request for Change RFC, esta se genera cuando efectivamente hay que realizar un cambio en el proyecto de construcción. La segunda es Petición de Información, en inglés se le dice Request for Information RFI y se genera cuando existen dudas o preguntas dentro del proyecto de construcción. Este índice no se encarga de medir lo que hace el equipo, sino lo que le sucede con la cantidad de implementación de cambios o peticiones de información que se generen. Su propósito es cuantificar la “turbulencia” generada por los stakeholders (cliente, diseñadores, etc.).

Lo calculamos con una fórmula ponderada:

Índice de Cambios y RFI Cidx​=(Nº de Solicitudes de RDC)×1.5)+(Nº de Peticiones de RFI)x0.5)

Te recomiendo:

1. Herramientas Gerenciales para manejar Cambios en Proyectos de Construcción
2. La Teoría de la Complejidad con Lean Scrum en Construcción
3. KPI Desviación del Plan de Tareas (Tdev​)

Interpretación del Resultado: Mientras el resultado sea más bajo, el proyecto de construcción está teniendo un desarrollo ideal. Dependiendo del tamaño del proyecto podemos generar una escala de ponderación, a continuación te propongo una para proyectos de construcción pequeño y de tipología de vivienda:

Verde: Estabilidad / Baja Turbulencia (Cidx Bajo y Estable)

• Nivel: Generalmente 0 a 5 por ciclo de planificación (ej. por semana o sprint).
• Significado: El proyecto está funcionando con un nivel manejable de incertidumbre y cambios. El equipo puede absorber las demandas sin grandes interrupciones. Los cambios y RFIs son los esperados en un proyecto dinámico, pero no desbordan la capacidad de adaptación.
• Acción: Mantener el monitoreo. El sistema está funcionando bien.
• Ejemplo: Un ciclo de 2 RFIs y 1 RDC = (1×1.5)+(2×0.5)=1.5+1=2.5. Esto es perfectamente manejable.

Amarilla: Alerta / Turbulencia Moderada (Cidx Moderado o en Aumento Lento)

• Nivel: Generalmente 6 a 15 por ciclo de planificación.
• Significado: La presión sobre el sistema está aumentando. El número de cambios y RFIs es significativo y empieza a requerir un esfuerzo considerable del equipo para su gestión. Si esta tendencia continúa o el valor es constantemente alto, podría indicar problemas subyacentes.
• Acción: Investigación proactiva. ¿De dónde vienen los cambios? ¿Se están resolviendo las RFIs a tiempo? ¿El equipo de diseño está finalizando los detalles? Es una oportunidad para intervenir antes de que escale.
• Ejemplo: Un ciclo de 5 RFIs y 2 RDCs = (2×1.5)+(5×0.5)=3+2.5=5.5. Ya estamos acercándonos al límite inferior de esta zona.
• Ejemplo más claro: Un ciclo de 6 RFIs y 3 RDCs = (3×1.5)+(6×0.5)=4.5+3=7.5. Esto ya es una señal clara de que hay que prestar atención.

Roja: Riesgo Crítico / Alta Turbulencia (Cidx Alto y/o en Rápido Aumento)

• Nivel: Generalmente más de 15 por ciclo de planificación.
• Significado: El proyecto está bajo una presión extrema. El volumen de cambios y/o incertidumbre es tan alto que está desestabilizando el flujo de trabajo, superando la capacidad del equipo para adaptarse y procesar. El plan es constantemente obsoleto, la productividad se resiente y la moral del equipo puede bajar drásticamente.
• Acción: Intervención urgente a nivel gerencial. Esto no es solo un problema del equipo, es un problema del sistema. Se requiere parar la «hemorragia»: congelar cambios no críticos, organizar sesiones de decisión intensivas con stakeholders clave, reevaluar el alcance o pausar el avance físico hasta estabilizar la base de información.
• Ejemplo: Un ciclo de 10 RFIs y 5 RDCs = (5×1.5)+(10×0.5)=7.5+5=12.5. Estamos en la zona alta de alerta.
• Ejemplo de crisis: Un ciclo de 15 RFIs y 7 RDCs = (7×1.5)+(15×0.5)=10.5+7.5=18. ¡Esto es una tormenta perfecta!

Consideraciones Importantes para la Escala:

• Contexto del Proyecto: Estas cifras son solo guías. Un proyecto de infraestructura masivo y complejo podría tener un «verde» más alto que un proyecto residencial pequeño. Lo crucial es establecer un umbral base para tu proyecto específico en sus fases iniciales de estabilidad y monitorear las tendencias.
• Tendencia es Clave: Un Cidx​ de 8 puede ser alarmante si el promedio anterior era 2. Pero si el promedio histórico es 7, entonces 8 no es tan grave. Lo importante es si el número está subiendo, bajando o manteniéndose estable.
• Correlación con Tdev​: El Cidx​ rara vez actúa solo. Un aumento en Cidx​ casi siempre precederá a un aumento en Tdev​. Por eso son tan poderosos juntos en el Índice de Lyapunov.

La belleza de Cidx​ es que no solo te dice «hay muchos cambios», sino que te da una medida cuantificable de la presión externa sobre el proyecto, permitiendo a la gerencia actuar para reducir la fuente de esa presión.

Ejemplo de Índice de Cambios y RFI

Semana de Trabajo del Equipo de Estructura y Detalles de Acabados

Imaginemos que estamos en una fase donde el equipo de Estructura está terminando elementos portantes de los pisos superiores, y paralelamente, el equipo de Acabados Interiores está a punto de empezar trabajos de detalle.

Período de Medición: Una semana.

Durante esta semana, el Gerente de Proyecto y su equipo registran las siguientes interacciones y documentos que impactan el proyecto:

Solicitudes de Cambio (RDCs) Recibidas y Aprobadas:

1. RDC #007: Modificación en Diseño de Balcones (Piso 9): El cliente solicitó un cambio en la barandilla de los balcones del piso 9 por razones estéticas. Requiere un rediseño de anclajes. (Impacta al equipo de Estructura y Acabados).
2. RDC #008: Cambio de Marca de Grifería (Baños Tipo B): Se aprobó el cambio de la marca de grifería especificada inicialmente por una nueva, que es más eficiente en consumo de agua. Requiere verificar compatibilidad con instalaciones existentes. (Impacta al equipo de Plomería y Compras).
3. RDC #009: Reubicación de Salida de Datos (Área Social): Un cambio menor en la distribución del área social del piso 1, moviendo una toma de datos. (Impacta al equipo de Eléctrica y Acabados).

Total de RDCs en la semana = 3

Peticiones de Información (RFIs) Abiertas o Respondidas:

1. RFI #012: Confirmación de Color de Pintura (Zonas Comunes): El equipo de acabados necesita una confirmación final sobre el código exacto de pintura para las zonas comunes. (Impacta al equipo de Acabados y Diseño de Interiores).
2. RFI #013: Detalle de Conexión de Tuberías (Cuarto de Máquinas): El equipo de plomería tiene una duda sobre un detalle específico de conexión en el cuarto de máquinas. (Impacta al equipo de Plomería e Ingeniería).
3. RFI #014: Tolerancias de Fijación de Vidrios (Fachada): El proveedor de vidrios tiene una consulta sobre las tolerancias de fijación en un sector específico de la fachada. (Impacta al equipo de Fachada y Estructura).
4. RFI #015: Especificación de Impermeabilización (Jardineras): El equipo de obra civil necesita clarificación sobre la especificación exacta del material impermeabilizante para las jardineras de los balcones. (Impacta al equipo de Obra Civil y Diseño de Paisajismo).
5. RFI #016: Ubicación de Tomas de Corriente (Cocina Apartamento Tipo A): El equipo de Eléctrica nota una posible interferencia con el diseño de la cocina y solicita clarificación de la ubicación final de unas tomas. (Impacta al equipo de Eléctrica y Diseño de Interiores).

Total de RFIs en la semana = 5

Cálculo del Índice de Cambios y RFI Cidx​ para la Semana

Usamos la fórmula ponderada:

Cidx​=(Nº de RDCs×1.5)+(Nº de RFIs×0.5)

Sustituyendo los valores de nuestra semana ficticia:

Cidx​=(3×1.5)+(5×0.5) Cidx​=4.5+2.5 Cidx​=7.0

Interpretación del Resultado

Con un Cidx​ de 7.0 para esta semana:

• Nivel de Alerta: Según nuestra escala propuesta, un valor de 7.0 se encuentra en la Zona Amarilla: Alerta / Turbulencia Moderada (rango de 6 a 15).
• Significado: Esto indica que el proyecto está experimentando una presión de cambio y de incertidumbre significativa. No es una crisis (Zona Roja), pero definitivamente no es una semana tranquila (Zona Verde).
• Acciones Recomendadas para el Gerente de Proyecto:
  • Investigación: ¿Hay un patrón? ¿Los cambios vienen del mismo stakeholder o de una fase de diseño que no está completamente cerrada? ¿Están las RFIs concentradas en un área o disciplina en particular?
  • Proactividad: Asegurarse de que las RFIs se están respondiendo con celeridad para evitar bloqueos.
  • Gestión de Expectativas: Comunicar a los stakeholders el impacto de este volumen de cambios en el flujo de trabajo y la posibilidad de afectación en el cronograma.
  • Refuerzo del Equipo de Diseño/Ingeniería: Podría ser necesario asignar más recursos a las áreas que están generando más RFIs o RDCs para ayudar a «cerrar» el diseño.
  • Revisión del Proceso de Cambios: ¿Se están evaluando los cambios antes de su aprobación? ¿Es necesario establecer un «periodo de congelación» de cambios en ciertas fases?

Este ejemplo muestra cómo el Índice de Cambios y RFI Cidx​ proporciona una señal clara y cuantificable de la «cantidad de ruido» en el proyecto, lo que permite tomar acciones de gestión proactivas antes de que esa turbulencia se traduzca en desviaciones del plan de trabajo (alto Tdev​) y, en última instancia, en inestabilidad general del proyecto (alto Lp​).

Enlace externo de interés:

RFI

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.