KPI Desviación del Plan de Tareas (Tdev​)

Desviación del Plan de Tareas (Tdev​): Mide la fiabilidad de la planificación a corto plazo. Se calcula como el porcentaje de tareas planificadas para el sprint que no se completaron. Este KPI es el equivalente inverso del PPC (Percent Plan Complete) del Last Planner System. Mide el porcentaje de tareas que el equipo se comprometió a hacer en un ciclo corto y que no pudo completar.

Fórmula: Tdev​=(Tareas Planificadas/Tareas No Completadas​)×100

Interpretación del Resultado: Mientras el valor se acerque más a 0 “cero”, el equipo tiene una mayor fiabilidad en la ejecución de Tareas o Actividades planificadas para un Sprint. Si por el contrario, se acerca más a 100 “cien” quiere decir que existen causas que no permiten al equipo ejecutar el trabajo planificado.

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¿Cuáles son las causas que generan Desviación del Plan de Tareas (Tdev​)?

Externas (Presión del Entorno al Equipo): Son provenientes de stakeholders, Clientes, Proveedores, Clima, o cualquier factor que se salga fuera del control directo del equipo:

1. 1. Volatilidad del Alcance: Constantes cambios que invalidan la planificación realizada para el Sprint (corto plazo).
   2. Incertidumbre: Falta de información clave.
   3. Clima adverso: Lluvias, vientos fuertes o temperaturas extremas que impiden realizar los trabajos planificados de forma segura.
   4. Acceso al sitio de ejecución.
   5. Incidente de seguridad y salud laboral.

Internas (Capacidad y Planificación del Equipo): Provienen de factores que son intrínsecos del equipo y que controlan solo ellos:

1. 1. 1. Sobrecarga: La capacidad del equipo es superada por la demanda.
      2. Complejidad: Subestimación del alcance o el esfuerzo real de las tareas.
      3. Estructura: Las tareas no fueron subdivididas adecuadamente.
      4. Dependencias o Prelaciones: Una tarea depende de otra que no se completó.
      5. Brechas de Habilidades (Skill Gaps): El equipo se encuentra con un problema técnico para el que no tiene el conocimiento o la experiencia necesaria, y resolverlo toma mucho más tiempo del estimado.
      6. Optimismo excesivo en la planificación: Una tendencia cultural a comprometerse con más trabajo del que es realísticamente posible, a menudo por presión externa o por un deseo de mostrar progreso.
      7. Baja Moral o Burnout: Un equipo agotado o desmotivado es menos productivo y resiliente ante los problemas.
      8. Mala Comunicación Interna: Un equipo le entrega un trabajo a otro sin una comunicación clara, lo que genera retrabajos o demoras.

Recursos y Logística (dependencias físicas): No se cuenta con los medios para ejecutar el plan:

1. 1. Fallas en la Cadena de Suministro: El equipo estaba preparado para ejecutar la actividad, pero el proveedor no entregó los suministros a tiempo.
   2. Disponibilidad de Equipos y Herramientas: Los equipos o herramientas necesarias para una actividad no estaba disponible.
   3. Disponibilidad de Mano de Obra: Ausentismo inesperado de personal clave (enfermedad, problemas personales) que deja al equipo sin la capacidad o las habilidades necesarias para una tarea específica.

Pueden ser a la final muchas causas adicionales a las anteriormente descritas, es por ello que debemos cuestionarnos en la Retrospectiva del Sprint (mejora continua), a diferencia de un gerente tradicional que solo pregunta «¿Por qué no cumplieron?». Un gerente ágil pregunta: 

«¿Cuál de estos factores impidió que tuviéramos éxito y cómo podemos eliminar ese obstáculo para la próxima vez?»

Ejemplo Práctico

Vamos a crear un escenario realista para un ciclo de planificación de una semana en nuestro proyecto:.

Escenario: Semana de Trabajo del Equipo de Acabados Interiores

El equipo de acabados interiores se reúne el lunes y se compromete a realizar las siguientes 10 tareas para el viernes. Estas son las tareas que forman su «plan de la semana»:

1. Instalar el drywall del apartamento 7A.
2. Instalar el drywall del apartamento 7B.
3. Aplicar la primera capa de masilla en 7A.
4. Aplicar la primera capa de masilla en 7B.
5. Instalar las cajas eléctricas en el apartamento 8A.
6. Instalar las cajas eléctricas en el apartamento 8B.
7. Comenzar a instalar la tubería de agua potable en el piso 9.
8. Replantear las divisiones del apartamento 7C (esto es un pequeño retrabajo).
9. Lijar la masilla del apartamento 6A.
10. Lijar la masilla del apartamento 6B.

Total de Tareas Planificadas = 10

Lo que Realmente Sucedió Durante la Semana

Llega el viernes y el equipo revisa el estado de las tareas:

• Completadas (7 de 10):
  • Drywall de 7A y 7B (2 tareas).
  • Masilla de 7A y 7B (2 tareas).
  • Cajas eléctricas de 8A (1 tarea).
  • Lijado de 6A y 6B (2 tareas).
• No Completadas (3 de 10):
  • Cajas eléctricas de 8B: No se pudo hacer. El equipo de plomería tuvo una fuga y estuvo trabajando en esa área todo el jueves, bloqueando el acceso. (Causa: Dependencia/Bloqueo Físico).
  • Tubería de agua potable en piso 9: No se pudo hacer. El plano actualizado con la última modificación del cliente no llegó a tiempo. (Causa: Falta de Información).
  • Replantear divisiones de 7C: Se comenzó, pero resultó ser mucho más complejo de lo esperado porque afectaba un ducto principal. La tarea estaba mal evaluada. (Causa: Subestimación de la complejidad).

Total de Tareas No Completadas = 3

Cálculo del Tdev

La fórmula es muy sencilla:

Tdev​=(Tareas Planificadas/Tareas No Completadas​)×100

Reemplazando con nuestros datos:

Tdev​=(10/3​)×100=0.3×100=30%

Resultado: El Tdev de la semana fue del 30%.

El cálculo es simple. El verdadero valor de este KPI está en el análisis que hicimos justo después: en lugar de solo quedarnos con el «30%», investigamos el «porqué» detrás de cada tarea no completada:

1. Dependencia/Prelación.
2. Falta de Información.
3. Subestimación de la complejidad.

Enlace Externo:

Teoría del Caos

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.