Agilización de Permisos en IPD

Estrategias para la Agilización de Permisos

La obtención de permisos y aprobaciones de las agencias regulatorias es un hito crítico y, a menudo, una fuente de retrasos e incertidumbre en los proyectos de construcción. El enfoque tradicional suele tratar este proceso como una barrera a superar al final del diseño, con una interacción mínima y a veces adversarial. Sin embargo, la filosofía de la Entrega Integrada de Proyectos (IPD) nos invita a un cambio de paradigma: considerar a la agencia regulatoria como socio IPD potencial, un stakeholder cuyo involucramiento temprano y colaborativo puede, de hecho, facilitar la agilización de permisos en IPD. Como profesionales que buscamos optimizar cada faceta del proyecto, exploraremos estrategias concretas para involucrar a las agencias regulatorias IPD de manera proactiva, aprovechar herramientas como BIM y construir una relación que beneficie tanto al proyecto como al cumplimiento normativo.

Recomendado:

1. Implementation Documents IPD
2. Fases del Proyecto IPD
3. Construcción: aspectos a tomar en cuenta antes de iniciar

El Enfoque Tradicional vs. IPD en la Relación con Agencias

• Tradicional: El equipo de diseño trabaja en aislamiento relativo hasta completar los documentos. Se presenta un paquete masivo a la agencia para revisión. La agencia revisa de forma independiente y emite comentarios o solicitudes de cambio. A menudo generando ciclos de revisión reactivos, retrasos y frustración en ambas partes. La relación puede volverse tensa.
• Enfoque IPD: Se busca establecer una comunicación temprana y continua con las agencias clave. Se les presenta el proyecto conceptualmente, se discuten los requisitos críticos y se busca su feedback durante el proceso de diseño. El objetivo es identificar y resolver posibles problemas regulatorios proactivamente, antes de que el diseño esté finalizado, y construir una relación de trabajo más colaborativa.

¿Por Qué Involucrar Tempranamente a las Agencias Regulatorias en IPD?

Este cambio de enfoque, aunque requiere un esfuerzo inicial mayor, ofrece beneficios significativos:

• Feedback Temprano y Claridad: Permite obtener interpretaciones claras sobre códigos complejos o requisitos específicos de la jurisdicción en etapas tempranas, evitando suposiciones erróneas por parte del equipo de diseño.
• Resolución Proactiva de Issues: Identificar posibles conflictos con la normativa (zonificación, seguridad contra incendios, impacto ambiental) cuando el diseño aún es flexible permite encontrar soluciones integradas y menos costosas que los rediseños tardíos.
• Reducción de Comentarios Tardíos: Al haber discutido y alineado los enfoques clave durante el diseño, es probable que la revisión formal final genere menos comentarios significativos o solicitudes de cambio, agilizando la aprobación.
• Construcción de Confianza: Una comunicación abierta y respetuosa puede transformar la relación con los revisores, pasando de la sospecha mutua a una colaboración basada en la confianza y el objetivo compartido de un proyecto seguro y conforme.
• Aceleración Potencial del Proceso: La combinación de menos comentarios y una relación más fluida puede resultar en una obtención de permisos más rápida en comparación con el proceso tradicional.

¿En Qué Fases del Proyecto IPD se Debe Involucrar a las Agencias?

El involucramiento debe ser estratégico y ocurrir en momentos clave:

• Conceptualización / Criteria Design: Presentar el concepto general, discutir usos, ocupación, requisitos de zonificación, estrategias de sostenibilidad con impacto regulatorio (ej. gestión de aguas pluviales), y el plan general de seguridad contra incendios / evacuación.
• Detailed Design: Compartir y discutir los diseños de sistemas críticos (estructural, MEP, protección contra incendios, accesibilidad). Es el momento ideal para discutir enfoques basados en rendimiento (performance-based) si se contemplan, y obtener feedback sobre ellos.
• Implementation Documents: Realizar pre-revisiones informales de aspectos clave o complejos antes de la sumisión formal para asegurar que no haya sorpresas de último minuto.

Estrategias Prácticas para Agilización de Permisos en IPD

• Identificar Contactos Clave: Averiguar quiénes son los revisores o jefes de departamento relevantes en cada agencia (urbanismo, bomberos, medio ambiente, etc.).
• Reuniones Proactivas: No esperar a la sumisión formal. Solicitar reuniones informativas tempranas para presentar el proyecto y discutir enfoques clave. Mantener una cadencia regular de comunicación si es necesario.
• Presentaciones Claras: Utilizar visualizaciones (¡BIM es ideal aquí!), resúmenes ejecutivos y un lenguaje claro para explicar el proyecto y los puntos regulatorios relevantes. Facilitar el trabajo del revisor.
• Escucha Activa: Prestar atención genuina a las preocupaciones y requisitos de la agencia. Entender su perspectiva y mandato (proteger la seguridad pública, el medio ambiente, etc.).
• Documentar Entendimientos: Tras las reuniones, enviar un resumen escrito de los puntos discutidos y los entendimientos o acuerdos alcanzados para evitar malentendidos futuros.
• Transparencia sobre IPD: Explicar brevemente el enfoque colaborativo IPD del equipo puede ayudar a contextualizar las interacciones y generar confianza.

¿Cómo Puede BIM Facilitar la Interacción y Revisión por Parte de las Agencias?

BIM ofrece herramientas poderosas para mejorar la comunicación y la eficiencia de la revisión regulatoria.

• Mejor Comprensión: Un modelo 3D es mucho más fácil de entender para un revisor que cientos de planos 2D, permitiéndole visualizar rápidamente el diseño y sus implicaciones espaciales.
• Demostración de Cumplimiento: El modelo puede usarse para demostrar visualmente el cumplimiento de requisitos específicos (ej. anchos de pasillos de evacuación, distancias a salidas, alturas libres, clasificación de resistencia al fuego de elementos).
• Revisión Automatizada (Potencial): Existen herramientas emergentes (y normativas en desarrollo como NBIMS-US™) que permiten realizar chequeos automatizados de ciertas reglas del código directamente sobre el modelo BIM, agilizando la identificación de no conformidades.
• Análisis Basados en Rendimiento: BIM facilita la realización y presentación de análisis sofisticados (simulaciones de incendio y humo, análisis energético, análisis estructural avanzado) para justificar soluciones de diseño basadas en rendimiento que pueden desviarse de los enfoques prescriptivos del código.

Superando Desafíos en la Colaboración con Agencias

• Disponibilidad Limitada: Los revisores suelen tener cargas de trabajo elevadas. Ser respetuoso con su tiempo y estar bien preparado para las reuniones es clave.
• Resistencia al Cambio: Algunas agencias pueden ser reacias a reuniones tempranas informales o a revisar diseños no finalizados. La persistencia educada y demostrar el valor del enfoque puede ayudar.
• Brecha Tecnológica: No todas las agencias tienen el software o la capacitación para revisar modelos BIM directamente. Puede ser necesario proporcionar también planos 2D derivados del modelo o utilizar visores BIM gratuitos y fáciles de usar.
• Gestionar Expectativas: El involucramiento temprano no es una garantía de aprobación. El objetivo es la alineación y la resolución temprana de problemas, no eludir la revisión formal.

Ejemplo Práctico de Agilización de Permisos en IPD: Colaboración Temprana con Bomberos para un Centro Comercial IPD

El proyecto IPD del Centro Comercial presentaba un gran atrio acristalado de varios niveles, lo cual planteaba desafíos complejos para el control de humos y la evacuación en caso de incendio.

• Estrategia de Involucramiento Temprano:
  1. Contacto Inicial (Criteria Design): El equipo IPD (Arquitecto, Ing. Protección Incendios – FPE, IPC) solicitó una reunión preliminar con el Jefe de Prevención del Departamento de Bomberos local para presentar el concepto del atrio y discutir las posibles estrategias de cumplimiento (prescriptivo vs. basado en rendimiento).
  2. Presentación con BIM (Detailed Design): En reuniones posteriores, utilizaron el modelo BIM (visualizado en un visor web) para mostrar el diseño propuesto del sistema de control de humos (ubicación de extractores, entradas de aire) y las rutas de evacuación.
  3. Simulación CFD: El FPE realizó un análisis de Dinámica de Fluidos Computacional (CFD) basado en la geometría del modelo BIM para demostrar que el sistema de control de humos propuesto (un enfoque basado en rendimiento) mantenía condiciones seguras para la evacuación. Los resultados de la simulación (visualizaciones incluidas) se presentaron al Jefe de Bomberos.
  4. Feedback e Iteración: El Jefe de Bomberos planteó preocupaciones sobre ciertos aspectos y requirió análisis adicionales. El equipo IPD incorporó este feedback, realizó las simulaciones adicionales y ajustó ligeramente el diseño, manteniendo informado al Jefe de Bomberos.
• Resultado: Aunque requirió un esfuerzo adicional durante el diseño, esta colaboración temprana permitió al equipo obtener la aceptación del Jefe de Bomberos para su enfoque basado en rendimiento antes de la sumisión formal del permiso. La revisión final del plan de protección contra incendios fue mucho más rápida y sin comentarios importantes, evitando costosos rediseños de última hora en un sistema crítico del centro comercial.

Conclusión para Agilización de Permisos en IPD:

Cambiar la perspectiva y tratar a la agencia regulatoria como socio IPD potencial, en lugar de un obstáculo, puede transformar radicalmente el proceso de obtención de permisos. Involucrar a las agencias tempranamente, comunicarse de forma proactiva y transparente, y aprovechar herramientas como BIM para facilitar la comprensión y la demostración del cumplimiento, son estrategias clave para la agilización de permisos en IPD. Si bien requiere un esfuerzo deliberado y habilidades de comunicación, este enfoque colaborativo no solo reduce los riesgos de retrasos y rediseños costosos, sino que también contribuye a construir proyectos más seguros y conformes, alineando los objetivos del equipo con el mandato de las agencias reguladoras.

Citas Bibliográficas:

1. The American Institute of Architects (AIA) National, AIA California Council. Integrated Project Delivery: A Guide [Internet]. Version 1. Washington DC: AIA; 2007 [consultado 21 Abr 2025]. Sections 5.1 (Stakeholder Involvement), 5.2.5 (Agency Review); p. 20, 28. Disponible en: [Source document provided by user]
2. National Institute of Building Sciences (NIBS). Whole Building Design Guide (WBDG) – Regulatory Factors [Internet]. Washington DC: NIBS; [fecha desconocida] [consultado 21 Abr 2025]. Disponible en: https://www.google.com/search?q=https://www.wbdg.org/design-disciplines/regulatory-factors (Visión general de aspectos regulatorios en diseño).
3. Society of Fire Protection Engineers (SFPE). SFPE Engineering Guide to Performance-Based Fire Protection. 2nd ed. Bethesda (MD): SFPE; 2007. (Referencia sobre diseño basado en rendimiento para protección contra incendios).

Enlace Externo Relevante:

• Automated Code Checking and Compliance – buildingSMART Alliance: https://www.nationalbimstandard.org/projects/automated-code-checking – Información sobre iniciativas para automatizar la revisión de códigos usando BIM.

Arturo Lares Lleras

Arquitecto, con Maestría en Gerencia de Proyectos, Empresas Constructoras e Inmobiliarias. Scrum Master. Profesional activo del Sector AEC especializado en Construcción de Centros Comerciales y Hoteles, experiencia por más de 650.000 m2 (7 millones sf) proyectados y construidos.