Confianza en Proyectos IPD Largos

Estrategias Clave

Iniciar un proyecto bajo la modalidad de Entrega Integrada de Proyectos (IPD – Integrated Project Delivery) a menudo viene acompañado de un gran entusiasmo. La promesa de colaboración real, objetivos compartidos y la superación de los silos tradicionales genera una energía inicial palpable, una especie de «luna de miel» del proyecto. Sin embargo, mantener esa dinámica, específicamente sostener la confianza en proyectos IPD largos, representa un desafío significativo pero crucial para el éxito final. Como arquitectos y gerentes de proyectos con experiencia en IPD, Lean Construction y Agile, sabemos que la confianza no es un estado estático; es un activo dinámico que requiere cultivo constante, especialmente cuando la duración de la obra se extiende por años y las presiones inevitables comienzan a surgir. ¿Cómo evitamos que la erosión natural del tiempo y los riesgos inherentes a la construcción socaven los cimientos de la colaboración?

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¿Por Qué la Confianza y el Respeto Son Pilares Fundamentales en IPD?

La filosofía central de IPD se basa intrínsecamente en la colaboración profunda entre todos los participantes clave: propietario, diseñador (arquitectos, ingeniería), constructor y, a menudo, consultores y subcontratistas principales. La Guía IPD de la AIA lo establece claramente como el primer principio: Respeto y Confianza Mutuos. Sin estos elementos, la estructura entera del IPD se tambalea.

La confianza permite la vulnerabilidad necesaria para la innovación. Cuando los miembros del equipo confían entre sí, están más dispuestos a compartir ideas incipientes, admitir incertidumbres, señalar problemas potenciales tempranamente (sin temor a represalias) y experimentar con nuevas soluciones. Este ambiente psicológicamente seguro es esencial para que el proceso colaborativo realmente aproveche los talentos y perspectivas de todos, optimizando los resultados del proyecto.

Asimismo, el respeto mutuo asegura que todas las voces sean escuchadas y valoradas, independientemente de la jerarquía o disciplina. Se respetan las diferentes áreas de experiencia y conocimiento, reconociendo que tanto el diseñador como el instalador de HVAC tienen información crítica para el desarrollo óptimo del proyecto.

La Conexión con los Principios Lean: Respeto por las Personas

Este énfasis en el respeto y la confianza se alinea directamente con uno de los pilares fundamentales de la filosofía Lean: Respeto por las Personas. Lean Construction no se trata solo de eliminar desperdicios en los procesos (Muda), sino también de maximizar el valor a través del conocimiento y la creatividad del personal involucrado.

Fomentar un entorno de confianza y respeto mutuo es, por lo tanto, una aplicación directa del pensamiento Lean al aspecto humano de la gestión de proyectos. Permite que los equipos funcionen de manera más fluida, reduce la fricción innecesaria y libera energía mental para centrarse en la mejora continua y la entrega de valor al cliente.

¿Cuáles son los Desafíos Comunes para la Confianza en Proyectos IPD Extensos?

A medida que un proyecto IPD avanza a lo largo de meses o años, varios factores pueden poner a prueba la confianza y el respeto iniciales. Identificar estos desafíos es el primer paso para abordarlos proactivamente.

El Desgaste del Equipo y la Fatiga por Colaboración

La colaboración intensiva que requiere IPD, aunque beneficiosa, también puede ser agotadora. Reuniones constantes, la necesidad de estar siempre «conectado» y la presión de la toma de decisiones compartida pueden llevar a la fatiga. El desgaste puede manifestarse en menor paciencia, comunicación más cortante o una tendencia a volver a operar en silos. Esto, inevitablemente, erosiona la confianza si no se maneja adecuadamente mediante una buena planificación de los recursos humanos.

Los Conflictos no Resueltos y la «Deuda» Relacional

Incluso en los mejores equipos, surgirán desacuerdos. Si los conflictos menores no se abordan de manera abierta y constructiva utilizando los mecanismos de resolución de disputas acordados, pueden enconarse. Esta «deuda relacional» acumulada crea tensión, reduce la comunicación honesta y daña la confianza fundamental entre los miembros del equipo o las empresas participantes.

Los Cambios en el Alcance o el Equipo

Los proyectos largos rara vez están exentos de cambios. Modificaciones significativas en el alcance solicitadas por el cliente, o la rotación de personal clave dentro de las organizaciones participantes, pueden desestabilizar la dinámica del equipo. La integración de nuevos miembros o la renegociación de aspectos fundamentales requiere un esfuerzo consciente para reconstruir o mantener los niveles de confianza.

Las Presiones de Costo y Cronograma

Cuando los proyectos enfrentan sobrecostos o retrasos, la presión aumenta. En estas situaciones, el instinto natural puede ser proteger los intereses individuales o buscar culpables («hunkering down»). Mantener un enfoque colaborativo y «best-for-project» bajo presión financiera o de tiempo es una prueba de fuego para la confianza del equipo IPD. Requiere disciplina y un fuerte compromiso con los procesos acordados.

Estrategias Proactivas para Cultivar y Mantener la Confianza a Largo Plazo

Sabiendo que estos desafíos surgirán, los equipos IPD experimentados implementan estrategias continuas para reforzar activamente la confianza y el respeto.

Reforzar Continuamente la Visión y Objetivos Compartidos

Es fácil perder de vista el panorama general en medio de las tareas diarias. Recordar y reafirmar periódicamente los objetivos definidos tempranamente en el proyecto ayuda a mantener a todos alineados y enfocados en el éxito colectivo. Esto se puede hacer en reuniones generales, mediante comunicaciones visuales en el sitio de la obra (Big Room), o al inicio de fases clave del proyecto.

Establecer y Mantener Rituales de Comunicación Efectiva

La comunicación abierta, honesta y frecuente es vital. Más allá de las reuniones programadas, establecer rituales de comunicación inspirados en metodologías ágiles y Lean puede ser muy efectivo. Por ejemplo:

• Daily Stand-ups (Estilo Scrum): Reuniones diarias cortas (15 min) para sincronizar al equipo, identificar impedimentos y mantener la transparencia sobre el progreso.
• Reuniones de Planificación de Fase (Pull Planning del Last Planner System): Sesiones colaborativas para planificar el trabajo a corto y mediano plazo, asegurando que los compromisos sean realistas y coordinados.
• Eventos Kaizen o Talleres de Mejora Continua: Espacios dedicados a analizar procesos específicos y encontrar formas de mejorar la eficiencia y eliminar desperdicios, reforzando el enfoque en la mejora colaborativa.

Implementar Mecanismos Transparentes de Toma de Decisiones y Resolución de Problemas

La ambigüedad sobre cómo se toman las decisiones o se resuelven los problemas es un veneno para la confianza. Es crucial definir y adherirse consistentemente a los procesos acordados para la toma de decisiones (idealmente unánime o basada en consenso [1]) y la resolución interna de disputas [1]. Esto asegura que el proceso sea justo y predecible, incluso cuando los temas son difíciles. La transparencia en cómo se evalúan las opciones («best-for-project» [1]) es clave.

Fomentar la Empatía y el Entendimiento Interdisciplinario

A menudo, la desconfianza surge de la falta de comprensión del trabajo, las presiones y las perspectivas de otras disciplinas. Fomentar activamente la empatía es fundamental. Algunas técnicas incluyen:

• Mapeo del Flujo de Valor (Value Stream Mapping): Una herramienta Lean para visualizar todo el proceso (desde el diseño hasta la entrega), ayudando a cada disciplina a entender su impacto en el conjunto.
• Gemba Walks (Paseos por el Gemba): Visitas al lugar donde se realiza el trabajo (la obra, la oficina de diseño) para observar directamente los desafíos y procesos, fomentando el entendimiento mutuo.
• Rotación Temporal o «Shadowing»: Permitir que miembros del equipo pasen tiempo observando el trabajo de otras disciplinas.

Celebrar Hitos y Reconocer Contribuciones

En proyectos largos, es importante reconocer el progreso y el esfuerzo. Celebrar los hitos alcanzados (grandes o pequeños) y reconocer públicamente las contribuciones individuales y de equipo ayuda a mantener la moral alta y refuerza la sensación de logro colectivo. Esto contrarresta la fatiga y recuerda al equipo el valor de su trabajo colaborativo.

Beneficios que aportan las Retrospectivas Regulares

Inspiradas en Scrum, las retrospectivas son reuniones periódicas donde el equipo reflexiona sobre su forma de trabajar: qué funcionó bien, qué no funcionó y qué se puede mejorar para el próximo ciclo (Sprint o fase). Realizar retrospectivas enfocadas no solo en el proceso técnico sino también en la dinámica y la comunicación del equipo es una herramienta poderosa para identificar y abordar problemas de confianza de manera proactiva.

¿Cómo se Mide y Monitorea el Nivel de Confianza en el Equipo?

Si bien la confianza es cualitativa, existen formas de intentar medirla o, al menos, monitorear su salud.

Encuestas Anónimas Periódicas

Encuestas cortas y anónimas pueden pulsar el sentir del equipo respecto a la confianza, el respeto, la comunicación y la seguridad psicológica. Preguntas como «Siento que mis opiniones son valoradas» o «Confío en que mis compañeros cumplirán sus compromisos» pueden ofrecer datos valiosos si se realizan periódicamente.

Observación del Comportamiento y la Comunicación

Un líder de proyecto experimentado puede percibir cambios en la dinámica del equipo. Señales de alerta incluyen: disminución de la participación en reuniones, aumento de conversaciones «offline» en lugar de discusiones abiertas, lenguaje corporal defensivo, o una tendencia a culpar a otros. Estos son indicadores cualitativos de que la confianza puede estar disminuyendo.

¿Existen Métricas Indirectas?

El desempeño del equipo en ciertos procesos puede reflejar indirectamente el nivel de confianza. Por ejemplo:

• Porcentaje de Promesas Cumplidas (PPC) en Last Planner System: Un PPC consistentemente bajo puede indicar falta de confianza en la planificación colaborativa o en la capacidad de otros para cumplir.
• Velocidad de Resolución de Problemas: Si los problemas tardan más en resolverse o escalan innecesariamente, puede ser un síntoma de falta de confianza o comunicación deficiente.

¿Qué Papel Juega el Liderazgo en Sostener la Confianza?

El liderazgo, ya sea formal o informal, es absolutamente crítico para mantener la confianza en proyectos IPD largos.

Liderazgo Servicial y Modelado de Comportamiento

Los líderes deben actuar como modelos a seguir, demostrando los comportamientos de confianza y respeto que esperan de los demás. Esto incluye escuchar activamente, ser transparente, admitir errores y apoyar a los miembros del equipo. Un enfoque de liderazgo servicial, centrado en habilitar el éxito del equipo, es más efectivo que un estilo autoritario tradicional.

La Intervención Temprana en Conflictos

Los líderes tienen la responsabilidad de identificar y abordar los conflictos de manera temprana y constructiva, antes de que escalen y dañen las relaciones. Esto no significa imponer soluciones, sino facilitar el diálogo y guiar al equipo hacia una resolución que respete los procesos IPD acordados y los objetivos del proyecto.

Ejemplo Práctico sobre Confianza en Proyectos IPD Largos 

Consideremos la construcción del centro comercial, un proyecto IPD de 3 años de duración con múltiples fases, un equipo central grande (propietario, arquitecto, contratista general, consultores MEP y estructurales) y numerosos subcontratistas clave integrados tempranamente.

• Desafío Inicial (Mes 9): Tras la fase de diseño detallado, surgieron tensiones entre el equipo de arquitectura y el subcontratista de fachadas debido a cambios tardíos solicitados por un cliente ancla (tienda departamental). La confianza inicial comenzó a resentirse por la presión sobre los costos y el cronograma.
• Estrategia Aplicada:
  1. Refuerzo de Objetivos: El IPC convocó una reunión extraordinaria del equipo central para revisar los objetivos generales del proyecto («Crear un destino comercial icónico y rentable») y recordar el compromiso «best-for-project».
  2. Comunicación Transparente: Se utilizó el modelo BIM en una sesión colaborativa (Big Room) para visualizar el impacto de los cambios, permitiendo a todas las partes (incluido el cliente ancla) entender las implicaciones en costo, tiempo y diseño.
  3. Proceso de Decisión Claro: Siguiendo el protocolo IPD, se evaluaron opciones de manera conjunta, buscando la solución que mejor equilibrara las necesidades del cliente ancla con los objetivos generales del proyecto, en lugar de simplemente aceptar el cambio o culpar al diseño.
  4. Retrospectiva (Estilo Scrum): Al final de la fase, se realizó una retrospectiva donde el equipo discutió abiertamente qué funcionó y qué no en la gestión del cambio. Se acordaron mejoras en el proceso de comunicación con los clientes ancla para la siguiente fase.
  5. Liderazgo: El líder del proyecto por parte del contratista general facilitó activamente la resolución, asegurando que las preocupaciones del subcontratista fueran escuchadas y abordadas de manera justa dentro del marco del acuerdo IPD.
• Resultado: Aunque el cambio generó ajustes en costos y cronograma (gestionados a través del fondo de contingencia compartido), el proceso transparente y colaborativo evitó una ruptura de la confianza. El equipo salió fortalecido, con un proceso de gestión de cambios mejorado para futuras fases de la obra. La aplicación de principios Lean (visualización, eliminación de desperdicio en comunicación) y Agile (retrospectivas, respuesta al cambio) fue clave.

Conclusión:

Sostener la confianza en proyectos IPD largos no es automático; exige un esfuerzo deliberado y continuo por parte de todos los involucrados, especialmente del liderazgo. Al comprender los desafíos inherentes, aplicar estrategias proactivas basadas en los principios IPD, Lean y Agile, y monitorear activamente la salud relacional del equipo, podemos navegar las complejidades de los proyectos extensos y cumplir la promesa de una colaboración verdaderamente integrada y exitosa, desde el inicio hasta la entrega final de la infraestructura. La calidad del proyecto y la satisfacción del cliente dependen de ello.

Citas Bibliográficas:

1. The American Institute of Architects (AIA) National, AIA California Council. Integrated Project Delivery: A Guide [Internet]. Version 1. Washington DC: AIA; 2007 [consultado 15 Abr 2025]. 57 p. Disponible en: [Source document provided by user]
2. Lean Construction Institute (LCI). What is Lean Design and Construction? [Internet]. Arlington (VA): LCI; [fecha de consulta desconocida] [consultado 15 Abr 2025]. Disponible en: https://leanconstruction.org/about-us/what-is-lean-construction/
3. Sutherland J, Schwaber K. The Scrum Guide™ [Internet]. Scrum.org; Nov 2020 [consultado 15 Abr 2025]. 19 p. Disponible en: https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf

Enlace Externo Relevante:

• Building Trust in Project Teams (Lean Construction Blog): https://leanconstructionblog.com/Building-Trust-in-Project-Teams.html – Este artículo del Lean Construction Blog profundiza en la importancia de la confianza y ofrece perspectivas prácticas alineadas con los principios Lean.