KPIs en Proyectos de Construcción

Pueden existir muchas, pero te presento dos visiones de KPIs en Proyectos de Construcción.  El enfoque de lo que queremos controlar radica en el tipo de gestión que se aplique en el proyecto. Una es bajo la metodología tradicional de gestión, y la segunda bajo un marco de trabajo ágil como Scrum.

Cuál es la correcta, todo depende. La selección de los KPIs en proyectos de construcción adecuados viene dada por las características específicas de cada proyecto y de los objetivos que se quieran alcanzar.

Recomendado:

1. Estimación del Tiempo en Scrum
2. La Calidad en Scrum
3. Procedimientos relacionados con el control de costos del proyecto en construcción

Empecemos por definir KPIs (Key Performance Indicator) o Indicador Clave de Desempeño. En el contexto de la gestión de proyectos de construcción, es una métrica cuantificable que se utiliza para evaluar el progreso y el éxito del proyecto en relación con los objetivos establecidos.

¿Por qué son importantes los KPIs en la construcción?

Los KPIs en proyectos de construcción son importantes porque proporcionan información valiosa que se puede utilizar para:

• Tomar decisiones informadas: Los KPIs en proyectos de construcción ayudan a los gerentes de proyecto a tomar decisiones basadas en datos sobre cómo asignar recursos, ajustar el cronograma y abordar los problemas.
• Identificar áreas de mejora: Los KPIs pueden revelar áreas donde el proyecto está teniendo dificultades o donde el rendimiento podría mejorarse.
• Comunicar el progreso: Los KPIs se pueden utilizar para comunicar el progreso del proyecto a las partes interesadas, como clientes, inversores y el equipo del proyecto.
• Aumentar la rendición de cuentas: Los KPIs pueden ayudar a aumentar la rendición de cuentas al proporcionar una forma objetiva de medir el desempeño del proyecto y del equipo.

Dada esta introducción vamos ahora a enumerar ahora las Dos visiones de KPIs en Proyectos de Construcción, bajo metodologías tradicionales de Gerencia de Proyectos. Estos se pueden dividir en 4 grupos, los de gestión de costos, los de tiempo, los de calidad y los de seguridad y medio ambiente.

Vamos a desarrollar cada uno:

KPIs de Gestión de Costos:

Medir y controlar los costos del proyecto, asegurando que se mantengan dentro del presupuesto establecido. Los principales interesados en esta evaluación son los: Gerente de proyecto, contratistas, cliente e inversionistas. A continuación veamos unos ejemplos de KPIs:

Costo Planificado vs. Costo Real:

Comparar el costo presupuestado con el costo real incurrido hasta el momento, para identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.

Metodología:

2. Planificación: Elaborar un presupuesto detallado del proyecto, asignando costos a cada actividad o partida.
3. Seguimiento: Registrar y documentar todos los costos reales incurridos en el proyecto (mano de obra, materiales, equipos, subcontratos, etc.).
4. Comparación: Calcular la diferencia entre el costo planificado y el costo real para cada actividad o partida, así como para el proyecto en su conjunto.
5. Análisis: Identificar las causas de las desviaciones (si las hay) y tomar medidas correctivas para controlar los costos.

Índice de Desempeño de Costos (CPI):

Medir la eficiencia en el uso de los recursos del proyecto. Un valor mayor que 1 indica que el proyecto está generando más valor por cada unidad de costo invertida.

Metodología:

1. Valor Ganado (EV): Calcular el valor del trabajo completado hasta el momento, en términos del presupuesto original.
2. Costo Real (AC): Registrar los costos reales incurridos hasta el momento.
3. Cálculo: Dividir el Valor Ganado (EV) entre el Costo Real (AC).
4. Interpretación:
   • CPI > 1: El proyecto está generando más valor por cada unidad de costo invertida.
   • CPI = 1: El proyecto está gastando exactamente lo presupuestado para el trabajo realizado.
   • CPI < 1: El proyecto está gastando más de lo presupuestado para el trabajo realizado.

Costo de Corrección de Trabajos:

Medir el costo de corregir errores o defectos en la construcción, para identificar áreas de mejora en la calidad y reducir los costos asociados a las correcciones.

Metodología:

1. Identificación: Registrar y documentar todos los errores o defectos encontrados en la construcción.
2. Evaluación: Estimar el costo de corregir cada error o defecto (mano de obra, materiales, equipos, etc.).
3. Seguimiento: Registrar los costos reales incurridos en la corrección de los errores o defectos.
4. Análisis: Identificar las causas de los errores o defectos y tomar medidas preventivas para evitar que se repitan en el futuro.

KPIs de Gestión de Tiempo:

Medir y controlar el avance del proyecto, asegurando que se cumplan los plazos establecidos. Los principales interesados en estos indicadores son el Gerente de proyecto, contratista, cliente y los subcontratistas. A continuación veamos unos ejemplos de KPIs:

Plazo Planificado vs. Plazo Real:

Comparar el tiempo programado para una actividad o fase del proyecto con el tiempo real empleado, para identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.

Metodología:

2. Planificación: Elaborar un cronograma detallado del proyecto, definiendo la duración estimada para cada actividad o fase.
3. Seguimiento: Registrar y documentar el tiempo real empleado en cada actividad o fase del proyecto.
4. Comparación: Calcular la diferencia entre el plazo planificado y el plazo real para cada actividad o fase, así como para el proyecto en su conjunto.
5. Análisis: Identificar las causas de las desviaciones (si las hay) y tomar medidas correctivas para ajustar el cronograma y asegurar el cumplimiento de los plazos.

Índice de Desempeño de Plazo (SPI):

Medir la eficiencia en el uso del tiempo del proyecto. Un valor mayor que 1 indica que el proyecto está avanzando más rápido de lo previsto.

Metodología:

1. Valor Ganado (EV): Calcular el valor del trabajo completado hasta el momento, en términos del presupuesto original.
2. Valor Planificado (PV): Calcular el valor del trabajo que se debió haber completado hasta el momento, según el cronograma.
3. Cálculo: Dividir el Valor Ganado (EV) entre el Valor Planificado (PV).
4. Interpretación:
   • SPI > 1: El proyecto está avanzando más rápido de lo previsto.
   • SPI = 1: El proyecto está avanzando según lo previsto.
   • SPI < 1: El proyecto está avanzando más lento de lo previsto.

Porcentaje de Hitos Completados a Tiempo:

Medir la proporción de hitos del proyecto que se han completado dentro del plazo establecido, para evaluar el cumplimiento del cronograma y la gestión del tiempo.

Metodología:

1. Identificación: Definir los hitos clave del proyecto, que son puntos de control importantes que marcan el final de una fase o la entrega de un entregable importante.
2. Seguimiento: Registrar la fecha real de finalización de cada hito.
3. Cálculo: Dividir el número de hitos completados a tiempo entre el número total de hitos planificados.
4. Análisis: Identificar los hitos que se han retrasado y las causas de los retrasos, para tomar medidas correctivas y evitar que se repitan en el futuro.

KPIs de Gestión de Calidad:

Medir y asegurar la calidad de los trabajos realizados, cumpliendo con los estándares y especificaciones establecidos. Los principales interesados son el Gerente de proyecto, contratista, cliente, equipo de construcción y autoridades reguladoras. A continuación veamos unos ejemplos de KPIs:

Tasa de Defectos:

Medir el número de defectos o errores encontrados en la construcción en relación con el total de trabajos realizados, para identificar áreas de mejora en la calidad y reducir los costos asociados a las correcciones.
Metodología:

1. Definición: Definir claramente qué se considera un defecto o error en la construcción, estableciendo criterios objetivos y medibles.
2. Inspección: Realizar inspecciones periódicas de los trabajos realizados, utilizando métodos y herramientas adecuadas para identificar los defectos.
3. Registro: Registrar y documentar todos los defectos encontrados, incluyendo su descripción, ubicación y gravedad.
4. Cálculo: Dividir el número de defectos encontrados entre el número total de trabajos realizados.
5. Análisis: Analizar las causas de los defectos y tomar medidas correctivas para evitar que se repitan en el futuro.

Número de No Conformidades:

Medir el número de incumplimientos de los requisitos de calidad o especificaciones técnicas, para asegurar el cumplimiento de los estándares y mejorar la calidad de la construcción.
Metodología:

1. Identificación: Identificar los requisitos de calidad y especificaciones técnicas aplicables al proyecto, incluyendo normas, códigos y estándares.
2. Verificación: Verificar el cumplimiento de los requisitos y especificaciones técnicas mediante inspecciones, pruebas y ensayos.
3. Registro: Registrar y documentar todas las no conformidades encontradas, incluyendo su descripción, ubicación y gravedad.
4. Análisis: Analizar las causas de las no conformidades y tomar medidas correctivas para evitar que se repitan en el futuro.

Satisfacción del Cliente:

Medir el grado de satisfacción del cliente con la calidad de la construcción entregada, para identificar áreas de mejora y fortalecer la relación con el cliente.
Metodología:

1. Encuestas: Realizar encuestas de satisfacción al cliente en diferentes etapas del proyecto, incluyendo la finalización de la construcción.
2. Entrevistas: Realizar entrevistas personales con el cliente para obtener información más detallada sobre su satisfacción.
3. Retroalimentación: Recopilar y analizar la retroalimentación del cliente a través de diferentes canales, como correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones.
4. Análisis: Analizar la información recopilada e identificar las áreas de mejora en la calidad de la construcción.

KPIs de Seguridad y Medio Ambiente:

Medir y garantizar la seguridad de los trabajadores y el cuidado del medio ambiente durante la construcción. Los principales interesados son el Gerente de proyecto, contratista, trabajadores, autoridades reguladoras y comunidad local.

Tasa de Accidentes:

Medir el número de accidentes laborales ocurridos en el proyecto en relación con el número de horas trabajadas, para evaluar la seguridad en el trabajo y tomar medidas preventivas.

Metodología

1. Definición: Definir claramente qué se considera un accidente laboral, incluyendo incidentes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.
2. Registro: Registrar y documentar todos los accidentes laborales ocurridos en el proyecto, incluyendo la fecha, hora, ubicación, descripción del accidente, tipo de lesión y gravedad.
3. Cálculo: Tasa de Accidentes = (Número de Accidentes / Número de Horas Trabajadas) * 200,000.
4. El factor 200,000 se utiliza para expresar la tasa de accidentes por cada 100 trabajadores a tiempo completo por año.
5. Análisis: Analizar las causas de los accidentes y tomar medidas correctivas para evitar que se repitan en el futuro.

Índice de Frecuencia de Accidentes:

Medir la frecuencia con la que ocurren accidentes laborales en el proyecto, para identificar áreas de mejora en la seguridad y reducir el riesgo de accidentes.
Metodología:

1. Registro: Registrar y documentar todos los accidentes laborales ocurridos en el proyecto, incluyendo la fecha, hora, ubicación, descripción del accidente, tipo de lesión y gravedad.
2. Cálculo: Calcular el índice de frecuencia de accidentes utilizando la siguiente fórmula: Índice de Frecuencia = (Número de Accidentes / Número de Horas Trabajadas) * 1,000,000
3. El factor 1,000,000 se utiliza para expresar el índice de frecuencia por cada 1,000,000 de horas trabajadas.
4. Análisis: Analizar las causas de los accidentes y tomar medidas correctivas para evitar que se repitan en el futuro.

Cumplimiento de Normativas de Seguridad y Medio Ambiente:

Verificar el cumplimiento de las normativas y regulaciones aplicables en materia de seguridad y medio ambiente, para asegurar la protección de los trabajadores y el cuidado del medio ambiente.
Metodología:

1. Identificación: Identificar las normativas y regulaciones aplicables al proyecto en materia de seguridad y medio ambiente, incluyendo leyes, decretos, reglamentos y estándares.
2. Verificación: Verificar el cumplimiento de las normativas y regulaciones mediante inspecciones, auditorías y evaluaciones.
3. Registro: Registrar y documentar todas las no conformidades encontradas, incluyendo su descripción, ubicación y gravedad.
4. Análisis: Analizar las causas de las no conformidades y tomar medidas correctivas para evitar que se repitan en el futuro.

Veamos ahora cinco KPIs de un proyecto de construcción basado en un marco de trabajo ágil como Scrum. Es importante señalar que bajo esta forma de gestión todos los KPIs anteriormente expuestos pueden ser aplicados sin problemas. De forma contraria, estas métricas ágiles no se pueden aplicar a métodos tradicionales de gestión.

En proyectos de construcción que adoptan el marco de trabajo Scrum, los KPIs deben ser ágiles y adaptados a la naturaleza iterativa e incremental del desarrollo. Aquí tienes algunos KPIs aplicables, agrupados por área y con un enfoque en Scrum:

Velocidad del Equipo (Sprint Velocity):

Medir la cantidad de trabajo que el equipo Scrum completa en cada Sprint.

Metodología:

1. Planificación del Sprint: El equipo estima la cantidad de trabajo que puede realizar en un Sprint, expresada en puntos de historia u otra unidad de medida.
2. Seguimiento: Durante el Sprint, se registra el trabajo completado y se suman los puntos de historia correspondientes.
3. Cálculo: La velocidad del equipo es la suma de los puntos de historia de las historias de usuario completadas en el Sprint.
4. Análisis: La velocidad se utiliza para planificar futuros Sprints y evaluar la capacidad del equipo.

Tasa de Cumplimiento de Objetivos del Sprint:

Medir el porcentaje de objetivos del Sprint que se cumplen.

Metodología:

1. Definición de Objetivos: Al inicio del Sprint, el equipo define un conjunto de objetivos claros y alcanzables.
2. Seguimiento: Durante el Sprint, se realiza un seguimiento del progreso hacia los objetivos.
3. Cálculo: La tasa de cumplimiento es el porcentaje de objetivos del Sprint que se completan.
4. Análisis: Una baja tasa de cumplimiento puede indicar problemas en la planificación o ejecución del Sprint.

Número de Historias de Usuario Completadas:

Medir la cantidad de trabajo entregado en cada Sprint.

Metodología:

1. Seguimiento: Se realiza un seguimiento de las historias de usuario que se completan en cada Sprint.
2. Cálculo: Se cuenta el número de historias de usuario completadas en cada Sprint.
3. Análisis: Este KPI proporciona información sobre el ritmo de entrega del equipo.

Tiempo de Ciclo:

Medir el tiempo que tarda el equipo en completar una historia de usuario, desde que se inicia hasta que se entrega.

Metodología:

1. Seguimiento: Se registra el tiempo que tarda el equipo en completar cada historia de usuario.
2. Cálculo: Se calcula el tiempo promedio de ciclo para un conjunto de historias de usuario.
3. Análisis: Un tiempo de ciclo largo puede indicar cuellos de botella en el proceso de desarrollo.

Satisfacción del Cliente (o «Stakeholder»):

Medir el grado de satisfacción del cliente o «stakeholder» con el producto o servicio entregado.

Metodología:

1. Encuestas: Se realizan encuestas de satisfacción al cliente o «stakeholder» al final de cada Sprint o en intervalos regulares.
2. Retroalimentación: Se recopila y analiza la retroalimentación del cliente o «stakeholder» a través de diferentes canales.
3. Análisis: Se identifican las áreas de mejora en el producto o servicio.

Consideraciones Adicionales para Scrum en Construcción:

• Adaptación: Los KPIs deben adaptarse a las particularidades de cada proyecto de construcción y a los objetivos del equipo Scrum.
• Visibilidad: Los KPIs deben ser visibles para todo el equipo Scrum y los «stakeholders».
• Mejora Continua: Los KPIs deben utilizarse para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en el proceso de desarrollo.

Recuerda que la clave en Scrum es la adaptación y la mejora continua. Los KPIs en proyectos de construcción deben ser herramientas para ayudar al equipo a reflexionar sobre su desempeño y a tomar decisiones informadas para mejorar la calidad y el valor entregado en cada Sprint.

Cuales de las Dos visiones de KPIs en Proyectos de Construcción te parece que debe aplicarse.